Assistant(e) administratif(ve) spécialisé(e) BTP (H/F)

Bassin de Pompey; Metz; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Bassin de Pompey recherche une Assistante administrative BTP pour assurer le suivi administratif, de la réponse aux appels d'offres jusqu'à la facturation et au suivi des interventions.

Vous serez en charge de l'accueil, de la gestion d'agenda, du traitement des mails et du classement, avec utilisation des logiciels EBP et Quorus pour l'établissement des devis et la facturation.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Maîtrise des logiciels EBP et Quorus.
• Maitrise de l'environnement administratif du BTP.
• Capacité à utiliser des plateformes et serveurs de dépôt de documents.
• Connaissance du vocabulaire et des documents liés aux chantiers.
• Capacité à gérer et suivre plusieurs dossiers simultanément.

Responsabilités

• Accueillir les clients et partenaires, répondre au téléphone et au courrier.
• Gérer l agenda de la direction et les courriers électroniques.
• Établir devis et factures via le logiciel EBP, et suivre les avancements.
• Suivre les documents administratifs des chantiers et les dépôts sur serveurs.
• Gérer les commandes et achats liés aux chantiers et contrôler la conformité du matériel.
• Répondre aux appels d'offres (10-15/mois) et préparer les fiches techniques.

Connaissances

Outils informatiques

Bureautique

Développement des documents

Plateformes serveurs

Gestion dossiers

Relances clients

Outils

EBP

Quorus

Description du poste

L'Assistante administrative BTP assure le suivi administratif, de la réponse aux appels d'offres jusqu'àla facturation et au suivi des interventions.

MISSIONS :

ADMINISTRATION-

• Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, prestataires
• Tenue de l'agenda de la direction
• Traitement des mails et du courrier
• Classement, archivage

GESTION DES APPELS D'OFFRES-

• Chercher et répondre aux appels d'offres (10-15/mois)
• Etablissement des fiches techniques

DEVIS ET FACTURATION-

• Etablissement des devis et facturation sur logiciel EBP
• Etablissement situation de travaux
• Gestion des RG et compte prorata
• Gestion des sous-traitant (contrat-suivi des documents administratifs)

SUIVI ADMINISTRATIF DE CHANTIER ET FACTURATION-

• Faire valider l'avancement du chantier au client et faire les modifications dans le logiciel
• Validation des factures et dépose des dossiers sur des serveurs et quorus
• Gestion administrative des comptes rendus de chantier et dépose sur des serveurs.
• Gestion des réclamations
• Gestion des achats
• Validation des bons de commande

COMMANDES FOURNISSEURS-

• Passer les commandes auprès de nos fournisseurs
• Contrôle des chantiers et de conformité du matériel
• Déterminer les quantitatifs des lieux de livraison, gestion des accès chantiers et suivi deslivraisons
• Effectuer le suivi des choix des clients
• Contrôle des bons de commandes et bons de livraison cohérents

GESTION DES PMR-

• Gestion complète des dossiers avec toutes les tâches associées
• Gestion des plannings de visite de chantiers PMR
• Envoi des devis aux clients et suivi des décisions, relances des clients
• Rappel des clients, gestion et pilotage des interventions
• Gestion des visites de réception des travaux

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Maîtrise des logiciels EBP et Quorus.
• Maitrise de l'environnement administratif du BTP.
• Capacité à utiliser des plateformes et serveurs de dépôt de documents.
• Connaissance du vocabulaire et des documents liés aux chantiers.
• Capacité à gérer et suivre plusieurs dossiers simultanément.

Aisance dans le suivi des documents, des échéances et des relances