Assistant.e Administratif.ve Polyvalent.e Appels d'offres (H/F)

Groupe Philibert; France; Hybride; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13e mois

Participation

Titre restaurant 10€

Mutuelle 75%

Avantages CSE

Résumé du poste

Groupe Philibert recherche un(e) assistant(e) administratif.ve polyvalent(e) AO, rattaché(e) à la Directrice Communication, Marketing et Appels d’Offres, pour préparer et suivre les dossiers d’appels d’offres et assurer un soutien administratif pluridisciplinaire.

Vous contribuerez à la veille des consultations, au suivi des contrats et au déploiement des nouveaux contrats, avec un accent sur la rigueur, la confidentialité et le respect des échéances.

Qualifications

• Rigueur, organisation et autonomie dans la gestion des dossiers et échéances.
• Discrétion et confidentialité des informations traitées.
• Bon relationnel et facilité d'échange avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils informatiques, Pack Office.
• Formation supérieure dans les transports (MSTV/TURP) ou gestion administrative envisageable.

Responsabilités

• Préparer les dossiers de candidatures et réponses aux appels d’offres.
• Rédiger les fiches synthétiques et constituer les pièces administratives et techniques.
• Assurer le dépôt, le suivi et la traçabilité des réponses.
• Suivre les avenants et les ordres de service.
• Assurer le soutien administratif et opérationnel des équipes.

Connaissances

Rigueur et organisation

Rédaction et communication

Maîtrise Pack Office

Formation

Formation supérieure dans les transports (MSTV/TURP)

Outils

Plateformes d'appels d'offres

GED – gestion électronique des documents

Description du poste

Description du poste et Missions

Sous la responsabilité de la Directrice Communication, Marketing et Appels d’Offres, et en étroite collaboration avec les Directions Transport, Études et Méthodes et Juridique, l’Assistant.e administratif.ve polyvalent.e AO assure la préparation, le suivi et la gestion administrative des appels d’offres ainsi que diverses missions administratives et de support aux activités de l’entreprise.

Il contribue notamment à la constitution et au suivi des dossiers de candidatures, à la veille des consultations, à la gestion des abonnements et de la billettique, ainsi qu’à l’accompagnement des équipes dans le cadre de nouveaux contrats et de projets transversaux.

Gestion des appels d’offres

Préparer les dossiers de candidature et de réponse aux appels d’offres.

Rédiger les fiches synthétiques et constituer les pièces administratives et techniques nécessaires.

Assurer la gestion des dossiers de co-traitance et de sous-traitance.

Gérer les échanges avec les donneurs d’ordre via les plateformes dédiées.

Assurer le dépôt, le suivi et la traçabilité des réponses aux appels d’offres.

Effectuer les relances et assurer le suivi des demandes de compléments.

Coordonner la collecte des informations et documents auprès des différentes parties prenantes.

Veiller à la mise à jour et à la conformité des documents administratifs.

Veille et suivi des appels d’offres

Assurer une veille régulière des publications et consultations.

Suivre les résultats et les rejets des appels d’offres.

Mettre à jour les tableaux de suivi et les outils de reporting.

Assurer la traçabilité des échéances et des différentes étapes des procédures.

Suivi administratif des contrats

Assurer le suivi des avenants: vérification, signature, envoi et classement

Assurer le suivi des Ordres de service: vérification, signature, envoi et classement

Etre la garante de disposer de l’ensemble des contrats du groupe et de les classer, archiver de façon «papier» et dématérialisé.

Réaliser les revalorisations contractuelles: calcul des indices, courrier, calcul des nouveaux bordereaux des prix.

Transmission des informations ponctuelles et/ou régulières demandées auprès des Collectivités.

Gestion et déploiement des nouveaux contrats

Participer à la mise en œuvre et au déploiement des nouveaux contrats: soutien auprès des chargés de contrat, de la personne en charge de l’informatique embarquée, transmission d’informations relatives à l’appel d’offre.

Assurer le suivi administratif des nouveaux contrats.

Appui transversal aux équipes

Apporter un soutien administratif et opérationnel aux équipes Études et Méthodes.

Apporter un soutien si besoin à la gestion des relations usagers.

Profil recherché

Vous êtes rigoureux,se, organisé.e, autonome et adaptable dans la gestion des dossiers et le respect des échéances.

Vous faites preuves de discrition et vous respectez la confidentialité des informations traitées.

Vous possédez un bon sens du relationnel et vous êtes à l'aise dans les échanges avec les différents interlocuteurs.

Vous êtes reconnu.e pour vos capacités rédactionnelles et votre maîtrise de la communication écrite.

Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment le Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Vous avez une capacité d'adaptation et êtes polyvalent.e, permettant d’intervenir sur des missions variées.

Vous possédez une formation de niveau supérieur dans le domaine des transports, idéalement MSTV/TURP – Transports urbains et régionaux de personnes / une formation en gestion administrative, transport ou dans un domaine connexe peut également être appréciée.

Vous disposez d’au moins 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire, ou dans un environnement professionnel dans lequel vous avez été amené.e à gérer plusieurs missions et priorités simultanément.

Informations utiles

• Salaire selon profil ;
• 13ème mois ;
• Participation ;
• Titre restaurant d'une valeur de 10 € avec une prise en charge de 60 % ;
• Mutuelle prise en charge employeur à 75 % ;
• Avantages CSE.

LES PLUS :

• Entreprise familiale avec un climat bienveillant;
• Un poste completet très formateur ;
• Profitez d’un espace dédié au sport avec des cours de boxe encadrés par un multiple champion du monde, pour vous entraîner comme les pros et repousser vos limites. Vous pourrez également varier les plaisirs avec des séances de Pilates, yoga, renforcement musculaire et cardio.