Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

CABINET BERNE; Caluire-et-Cuire; Sur place; EUR 24 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Vous préparerez les pièces avant démarrage, relancerez les documents auprès des entreprises, rédigerez les comptes-rendus et les PV de réception. Le poste exige rigueur, organisation et sens du travail en équipe au contact de la maîtrise d'œuvre et des clients.

Qualifications

• 2 ans d’expérience en secrétariat ou gestion administrative.
• Baccalauréat ou équivalent requis.
• Connaissance du secteur immobilier ou bâtiment appréciée.

Responsabilités

• Gestion administrative et financière des affaires : suivi des dossiers du démarrage à la clôture, vérification des échéances, suivi des situations de travaux et des plus/moins-values, suivi des retenues de garanties et facturation interne.
• Suivi des chantiers et marchés : préparation des dossiers avant démarrage, relance des pièces auprès des entreprises, rédaction et diffusion des comptes-rendus de chantiers et des PV de réception.
• Gestion des contrats et marchés : préparation des dossiers administratifs avant le démarrage des travaux, relance des pièces manquantes (assurances, PV), transmission des documents et suivi des signatures.
• Consultations et appels d'offres : envoi des consultations, relances, préparation des tableaux comparatifs de devis et pré-analyse des offres.
• Secrétariat et coordination : rédaction et diffusion des comptes-rendus, préparation et suivi des PV de réception, interface au quotidien entre la maîtrise d'œuvre, les entreprises et les clients.
• Support aux dossiers techniques et SPS : saisie et centralisation des pièces réglementaires (déclarations préalables via Toodego, dossiers SPS, documents de rénovation énergétique).

Connaissances

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rdv

Mettre à jour un dossier/base de donnn

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Pack Office

Description du poste

Au sein d'une structure à taille humaine offrant un cadre de travail agréable, vous assurez le suivi administratif, financier et technique des dossiers de chantiers et de maîtrise d'œuvre.Vos missions principales :- Gestion administrative et financière des affaires : suivi des dossiers du démarrage à la clôture, vérification des échéances, suivi des situations de travaux et des plus/moins-values, suivi des retenues de garanties et facturation interne.- Suivi des chantiers et marchés : préparation des dossiers avant démarrage, relance des pièces auprès des entreprises, rédaction et diffusion des comptes-rendus de chantiers et des PV de réception.- Gestion des contrats et marchés : préparation des dossiers administratifs avant le démarrage des travaux, relance des pièces manquantes (assurances, PV), transmission des documents et suivi des signatures.- Consultations et appels d'offres : envoi des consultations, relances, préparation des tableaux comparatifs de devis et pré-analyse des offres.- Secrétariat et coordination : rédaction et diffusion des comptes-rendus, préparation et suivi des PV de réception, interface au quotidien entre la maîtrise d'œuvre, les entreprises et les clients.- Support aux dossiers techniques et SPS : saisie et centralisation des pièces réglementaires (déclarations préalables via Toodego, dossiers SPS, documents de rénovation énergétique).Expérience : première expérience en secrétariat, gestion administrative ou assistanat (une connaissance du secteur de l'immobilier ou du bâtiment est un plus).Outils : maîtrise du pack Office / bureautiqueSavoir-être : rigueur, aisance relationnelle au téléphone et par écrit, sens de l'organisation et réactivité.Lieu de travail : Caluire-et-Cuire (69300) - 11 quai ClémenceauType de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)Durée du travail : Temps plein (35h / semaine)

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2400.0 Euros
• Primes

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Ingénierie,études techniques