Assistant(e) Administratif /Administrative (H/F)

ENTREPRISE CABRITA; Les Pavillons-sous-Bois; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ENTREPRISE CABRITA recherche une personne polyvalente pour assurer le secrétariat et le suivi administratif des chantiers au quotidien. Le poste implique l'accueil, la gestion des urgences et la coordination avec le dirigeant et le gestionnaire administratif.

Vous participerez à la rédaction et au suivi des PPSPS, aux demandes d'agrément pour les sous-traitants et au suivi logistique et de facturation, avec une forte exigence de rigueur et de réactivité.

Qualifications

• Première expérience exigée dans le BTP / Construction.
• Maîtrise du vocabulaire technique, de la sous-traitance et des PPSPS.
• Polyvalence et capacité à basculer rapidement entre les tâches et les urgences.
• Gestion du stress et priorisation des demandes liées au chantier.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).

Responsabilités

• Gestion de l'accueil téléphonique et filtrage des appels.
• Suivi administratif des chantiers et des pièces légales des sous-traitants.
• Rédaction et préparation des PPSPS et demandes d'agrément de sous-traitance.
• Passation et suivi des commandes de matériel et réassorts.
• Aide à la facturation et au suivi de la pré-comptabilité; relances clients.

Connaissances

Polyvalence

Gestion du stress

Rigueur

Organisation

Réactivité

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat BTP

Outils

Word

Excel

Messagerie

Description du poste

Au sein de notre entreprise du bâtiment, vous travaillerez en lien direct avec le dirigeant et notre gestionnaire administrative. Vous assurerez la gestion quotidienne du secrétariat, le suivi administratif des chantiers, la logistique matériel et le relais d'information en temps réel avec le terrain.Vos missions principales1/ Secrétariat, Accueil & Gestion des urgences :* Gestion de l'accueil téléphonique, filtrage des appels et tri des e-mails.* Gestion des urgences du quotidien : prise de messages précis, qualification des demandes urgentes issues des chantiers et transmission rapide au dirigeant.* Synthèse et compte-rendu quotidien des événements majeurs au patron.* Gestion administrative des chantiers & Sous-traitance :* Rédaction et préparation des PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé).* Constitution des demandes d'agrément de sous-traitance.* Collecte, vérification et suivi de la conformité des pièces légales sous-traitants (Kbis, URSSAF, attestations décennales, etc.).* Achats & Logistique chantier :* Passation et suivi des commandes de matériel pour les chantiers, à la demande directe du dirigeant et des conducteurs de travaux (gestion des besoins prioritaires et réapprovisionnements).* Support Facturation, Pré-comptabilité & Relances :* Aide à la saisie, à l'émission de la facturation client et au suivi de la pré-comptabilité (formation interne assurée).* Suivi des règlements : relance téléphonique et écrite des factures impayées auprès des clients.> Note : Cette liste de missions est non exhaustive. Dans le cadre du bon fonctionnement de l'entreprise, d'autres tâches administratives ou de support pourront vous être confiées au quotidien.Profil recherché* Expérience : Première expérience impérativement exigée dans le BTP / Construction (maîtrise du vocabulaire technique, de la sous-traitance et des PPSPS).* Qualités clés :* Très grande polyvalence : capacité à basculer rapidement d'une tâche à une autre et à s'adapter aux besoins changeants de l'activité.* Gestion du stress et des urgences : savoir hiérarchiser les priorités, réagir vite et garder son calme face aux aléas de chantier.* Fermeté et diplomatie : aisance au téléphone pour la relance des impayés clients.* Rigueur, réactivité et excellent sens de l'organisation.* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).

Horaires : Temps plein (du lundi au vendredi, présence sur site).* Rémunération : Selon profil et expérience.* Prise de poste : Novembre

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• selon expérience

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat BTP

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Bureautique et outils collaboratifs
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des emails
• Gestion des urgences et des imprévus
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Principes de base en comptabilité
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Travaux de peinture et vitrerie

Employeur

10 à 19 salariés