Assistant(e) Administratif(ve) F/H

Kosmos; Nantes; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Groupe Ontolia recherche un responsable administratif et financier pour soutenir la direction financière dans les missions quotidiennes : devis, facturation, achats et gestion des contrats clients, tout en veillant au bon fonctionnement des sites et à l’optimisation des processus internes.

Vous interviendrez en lien avec l’ensemble des équipes et partenaires externes, avec une autonomie propice à proposer des améliorations et à suivre les stocks et inventaires pour garantir disponibilité et

Responsibilities

• Établissement des devis, enregistrement des commandes et facturation, notamment pour nos boutiques de vente en ligne, et le support clients associé
• Suivi des contrats clients : renouvellement des abonnements et participation au recouvrement des impayés
• Gestion des achats et de la relation fournisseurs : pilotage des prestataires et fournisseurs (maintenance, propreté, cafétéria, immobilier, fournitures, sécurité, services divers)
• Gestion des ressources : suivi des stocks et des fournitures, inventaires, assure la disponibilité et la qualité
• Bon fonctionnement des sites : organisation et entretien des locaux, accueil des visiteurs et livraisons
• Proposition et mise en place de process d’amélioration continue et d’outils (inclus l’outil Claude)

Job description

Vous aimez que les choses tournent rond, vous appréciez la variété et le contact humain ?

Rejoignez la Direction Financière du Groupe Ontolia ! Rattaché(e) à Pierrick, notre Directeur Administratif et Financier, vous serez son appui au quotidien sur l'ensemble des sujets administratifs et financiers : de la relation avec nos clients à celle avec nos fournisseurs, en passant par le bon fonctionnement de nos sites. Un poste polyvalent, en lien avec toutes nos équipes, où vos initiatives seront attendues et votre impact visible au quotidien.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un quotidien varié : devis, facturation, achats, relations avec nos partenaires… aucune journée ne ressemble à la précédente
• Une position centrale : vous êtes en lien avec l'ensemble des collaborateurs et de nombreux partenaires extérieurs
• De l'autonomie et de la place pour vos idées : vous êtes force de proposition pour faire évoluer nos process, en intégrant à votre quotidien notre outil d'IA Claude

En appui de la Direction Financière, vous intervenez sur :

• -Le cycle de vente : établissement des devis, enregistrement des commandes et facturation, notamment pour nos boutiques de vente en ligne, ainsi que le support clients associé
• -Le suivi des contrats clients : renouvellement des contrats d'abonnement et participation au recouvrement des impayés
• -Les achats et la relation fournisseurs : pilotage de nos prestataires et fournisseurs (maintenance, propreté, cafétéria, syndics, mobilier, fournitures, matériel, sécurité, travaux, flotte automobile, agence de voyages, …)
• -La gestion des ressources : suivi des stocks, des fournitures et des inventaires, pour que tout soit disponible, en quantité suffisante et de bonne qualité
• -Le bon fonctionnement de nos sites : organisation et bon état des locaux, espaces de travail adaptés pour chacun, accueil des visiteurs, prestataires et livraisons
• -L'amélioration continue : vous proposez et mettez en place des process qui simplifient le quotidien