Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

ARETI PHARMA SERVICES; Heillecourt; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ARETI PHARMA SERVICES, basé à Heillecourt, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour accompagner la direction. Vous assurerez l'accueil et le standard téléphonique, traiterez les demandes clients et fournisseurs, et suivrez messages et demandes.

Vous gérerez la facturation et le suivi comptable, les relances clients, le classement et l'archivage des documents, et apporterez un soutien administratif quotidien aux services.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Aisance téléphonique et excellent relationnel.
• Rigueur, organisation et sens des priorités.
• Autonomie, polyvalence et réactivité.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Discrétion et confidentialité.
• Connaissance d'un logiciel de gestion commerciale ou comptable (Odoo apprécié).

Responsabilités

• Accueil et standard téléphonique des appels et des visiteurs.
• Recevoir et traiter les demandes des clients et fournisseurs.
• Assurer le suivi des messages et des demandes.
• Établir et contrôler les factures clients.
• Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs.
• Suivre les règlements clients et fournisseurs et effectuer les relances.
• Suivre les échéances de paiement et signaler les retards.
• Identifier et traiter les anomalies de facturation.
• Classement et archivage des pièces comptables.
• Gestion administrative quotidienne de l'entreprise.
• Traiter les courriers et les e-mails.
• Organiser et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Soutien administratif à la direction et aux services.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Aisance téléphonique

Rigueur et organisation

Autonomie et polyvalence

Esprit d'équipe

Discrétion

Odoo

Outils

Odoo

Description du poste

Rattaché(e) directement à la direction, vous aurez pour principales missions :

Accueil et standard téléphonique

• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les appels.
• Réceptionner et traiter les demandes des clients et fournisseurs.
• Assurer le suivi des messages et des demandes.

Facturation et suivi comptable

• Établir et contrôler les factures clients.
• Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs.
• Assurer le suivi des règlements clients et fournisseurs.
• Effectuer les relances clients en cas de factures impayées.
• Suivre les échéances de paiement et signaler les retards.
• Identifier et traiter les anomalies de facturation.
• Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables.

Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise.
• Traiter les courriers et les e-mails.
• Organiser et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Assurer le classement et l'archivage des documents.
• Apporter un soutien administratif à la direction et aux différents services.

Vos atouts

• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Aisance téléphonique et excellent relationnel.
• Rigueur, organisation et sens des priorités.
• Autonomie, polyvalence et réactivité.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Discrétion et confidentialité.
• La connaissance d'un logiciel de gestion commerciale ou comptable, notamment Odoo, serait un plus.