Assistant achats et administratif F/H

Hopital Saint Joseph Saint Luc; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Hopital Saint Joseph Saint Luc recherche un poste d'appui administratif au sein de la cellule achats. Vous assisterez les acheteurs et assistants achats sur l’ensemble du processus, de la demande à la réception, et vous préparerez les dossiers de consultation.

Vous suivrez les commandes, les accusés de réception et les livraisons, relancerez les fournisseurs sur les pièces manquantes et classerez les documents achats et contrats.

Qualifications

• Diplôme niveau Bac à Bac+2 BTS ou BUT en assistanat de gestion, gestion administrative, achats ou logistique, ou expérience équivalente sur un poste administratif
• Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel
• Connaissance d’un ERP appréciée, idéalement SAGE X3, sans être exigée

Responsabilités

• Assister les acheteurs et assistants achats sur l’ensemble du processus, de la demande à la réception
• Préparer et suivre les dossiers de consultation pour le compte des acheteurs
• Suivre les commandes, les accusés de réception et les livraisons
• Relancer les fournisseurs et les services sur les pièces manquantes
• Classer et archiver les dossiers achats, contrats et pièces justificatives
• Lancer les demandes de devis et réunir les offres
• Être l’interlocuteur des fournisseurs sur les questions administratives
• Traiter les factures en litige en lien avec l’acheteur
• Saisir et actualiser les tarifs et les conditions contractuelles
• Contrôler la cohérence des données saisies
• Signaler les écarts à l’acheteur référent
• Consolider les besoins dans les tableaux de suivi
• Produire et mettre à jour les tableaux de bord

Connaissances

Organisation

Rigueur

Curiosité

Esprit d'équipe

Autonomie

Communication

Discrétion

Formation

Bac à Bac+2 BTS ou BUT en assistanat/gestion/administratif

Outils

Excel

Sage X3

Description du poste

Appui administratif de la cellule achats :

• Assister les acheteurs et les assistants achats sur l’ensemble du processus, de la demande à la réception

• Préparer et suivre les dossiers de consultation pour le compte des acheteurs

• Suivre les commandes, les accusés de réception et les livraisons

• Relancer les fournisseurs et les services sur les pièces manquantes

• Classer et archiver les dossiers achats, contrats et pièces justificatives
  

Relations avec les fournisseurs :

• Lancer les demandes de devis, réunir et mettre en forme les offres pour l’acheteur

• Être l’interlocuteur des fournisseurs sur les questions administratives courantes
  

Gestion administrative et données ERP :

• Traiter les factures en litige en lien avec l’acheteur

-Prix non actualisés ou non validés

• Saisir et actualiser les tarifs et les conditions contractuelles dans le progiciel de gestion

-Contrôler la cohérence des données saisies

-Signaler les écarts à l’acheteur référent

Appui au projet centre Gambetta et reporting :

• Consolider dans les tableaux de suivi les besoins recensés auprès des services

• Produire et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des commandes et des livraisons

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac à Bac +2 BTS ou BUT en assistanat de gestion, gestion administrative, achats ou logistique, ou expérience équivalente sur un poste administratif

Prérequis

• Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel

• Connaissance d’un ERP appréciée, idéalement SAGE X3, sans être exigée

Compétences et aptitudes

• Capacités d’organisation, rigueur

• Curiosité et esprit d’équipe

• Capacités d’adaptation et autonomie rapide sur des tâches cadrées

• Bonnes capacités de communication

• Discrétion et respect de la confidentialité des données fournisseurs