ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (000110) F/H

Onet group; Grenoble; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Onet Propreté et Services cherche un(e) assistant(e) administratif(ive) polyvalent(e) pour accueillir, renseigner et organiser les flux d'informations au sein de l'agence en Isère. Vous prendrez les appels, gérerez le courrier, et préparerez les documents nécessaires aux réunions et projets.

Vous assurerez le classement, la mise à jour de bases de données et le suivi des contrats clients. Des notions d'anglais peuvent être utiles pour les échanges internes et externes.

Qualifications

• Expérience en accueil et prise en charge d'appels ou messages.
• Maîtrise des outils bureautiques et classement des documents.
• Connaissance des procédures internes et transparence des informations.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes.
• Prendre et relayer les appels téléphoniques, transmettre les messages.
• Gérer le courrier entrants et sortants, organiser les agendas et réunions.
• Rédiger comptes rendus à partir des notes de réunions.
• Traiter des informations sensibles avec confidentialité.
• Centraliser et suivre les dossiers clients et prospects.
• Réaliser des devis, suivis et règlements des contrats.
• Assurer la gestion et le suivi des achats et stocks.

Connaissances

Accueil client

Gestion appels

Organisation

Rigueur

Sens de l'équipe

Confidentialité

Reporting & compte rendu

Saisie et classement

Outils

Bureautique (Office)

Gestion documents

Description du poste

Description du poste

Votre mission

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents – éditer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

Gestion administrative et commerciale

• Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes.

Gestion du personnel

• Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
• Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats
• Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
• Assurer la production du reporting réglementaire
• Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail
• Gérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégation
• Participer à la production de la paie du personnel de l'agence
• Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

Gestion comptable

• Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
• Réaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancaires
• Passer les commandes et saisir les factures fournisseurs
• Valider et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

Savoirs

• Connaissance de l'entreprise et de ses offres
• Connaissance des procédures internes
• Bonne culture générale et économique
• Anglais

Compétences métier

• Maîtrise des outils bureautiques comptables
• Maîtrise des outils informatiques et du web
• Maîtrise des techniques rédactionnelles

Aptitudes comportementales

• Réactivité
• Sens de l'organisation et anticipation
• Rigueur et méthode
• Diplomatie
• Autonomie
• Capacités relationnelles
• Esprit d'équipe
• Fiabilité
• Orientation client interne et externe

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Isère (38)

Acteur n°1 en France de la Propreté et des Services, nous agissons au quotidien pour la préservation de l'hygiène et de la propreté des lieux de travail, de transport, de soin, d'éducation, de loisirs… Nos outils et méthodes de pointe accompagnent nos équipes au quotidien, nous assurant ainsi une position de référent sur le marché de la propreté. Avec 62 000 collaborateurs et 180 implantations à travers le monde, Onet Propreté et Services fait partie du groupe Onet.