ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (000110) F/H

Onet Technologies; Grenoble; Sur place; EUR 19 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Onet Propreté et Services à Grenoble recherche un(e) assistant administratif polyvalent(e) pour accueillir les interlocuteurs, relayer les messages et assurer le traitement du courrier.

Vous organiserez les agendas, préparerez les réunions et consoliderez le classement, lArchivage et la gestion des contrats clients. Compétences bureautiques et esprit d'équipe exigés, avec une sensibilité à lAnglais.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Bonne connaissance des procédures internes et de lArchivage.
• Anglais souhaité.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes.
• Prendre les appels téléphoniques, relayer l'appel et prendre les messages.
• Assurer le traitement du courrier et organiser les agendas.
• Rédiger des comptes rendus et préparer les documents de réunions.
• Gérer les documents et lArchivage selon les normes en vigueur.
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes.
• Participer à la production des rapports et au suivi administratif.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Autonomie

Relationnel

Orientation client

Anglais

Outils

Bureautique

Description du poste

Description du poste

Votre mission

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents – éditer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

Gestion administrative et commerciale

• Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes.

Gestion du personnel

• Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
• Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats
• Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
• Assurer la production du reporting réglementaire
• Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail
• Gérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégation
• Participer à la production de la paie du personnel de l'agence
• Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

Gestion comptable

• Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
• Réaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancaires
• Passer les commandes et saisir les factures fournisseurs
• Valider et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

Savoirs

• Connaissance de l'entreprise et de ses offres
• Connaissance des procédures internes
• Bonne culture générale et économique
• Anglais

Compétences métier

• Maîtrise des outils bureautiques comptables
• Maîtrise des outils informatiques et du web
• Maîtrise des techniques rédactionnelles

Aptitudes comportementales

• Réactivité
• Sens de l'organisation et anticipation
• Rigueur et méthode
• Diplomatie
• Autonomie
• Capacités relationnelles
• Esprit d'équipe
• Fiabilité
• Orientation client interne et externe

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Isère (38)

Acteur n°1 en France de la Propreté et des Services, nous agissons au quotidien pour la préservation de l'hygiène et de la propreté des lieux de travail, de transport, de soin, d'éducation, de loisirs… Nos outils et méthodes de pointe accompagnent nos équipes au quotidien, nous assurant ainsi une position de référent sur le marché de la propreté. Avec 62 000 collaborateurs et 180 implantations à travers le monde, Onet Propreté et Services fait partie du groupe Onet.