Assistant Administratif Événementiel — Organisation & Budgets

Onet group; Chassieu; Remote; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Onet recrute un Assistant administratif F/H pour son agence CHASSIEU Evènementiel. Vous assurez le secrétariat, le standard et le traitement du courrier, ainsi que l’organisation des réunions et des déplacements.

Vous participerez à la gestion administrative et commerciale, au suivi budgétaire et à la facturation, et contribuerez à la coordination des ressources humaines.

Qualifications

• Formation d’assistante PME/PMI conseillée ou équivalente.
• Première expérience administrative souhaitée.
• Maîtrise des outils informatiques (Suite Office).

Responsibilities

• Assurer le secrétariat et l’accueil des interlocuteurs.
• Gérer le standard téléphonique et le courrier.
• Organiser les agendas, réunions et documents.
• Gérer les devis, factures et litiges éventuels.
• Centraliser les stocks et commandes.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion documents

Planification

Travail en équipe

Maîtrise Pack Office

Education

Formation assistante PME PMI

Tools

Pack Office

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : agent de propreté Paris)

Autour de... (Veuillez sélectionner un code postal, une ville ou une adresse)

Onet recrute pour son agence de CHASSIEU Evènementielun:

Assistant administratif F/H

Vos missions sont les suivantes :

Secrétariat

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Gérer le standard téléphonique
• Assurer le traitement du courrier
• Organiser et coordonnées les agendas, organiser les réunions et préparer les documents nécessaires à son bon déroulement
• Traiter avec confidentialité des informations "sensibles" avec des interlocuteurs multiples
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation transport, hôtel etc..

Gestion administrative et commerciale

• Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Créer et suivre le référencement de tous les contrats client
• Assurer le traitement des devis et appels d'offres
• Centraliser la gestion des stocks et commandes

Suivi budgétaire et facturation

• Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
• Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)
• Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
• Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relance, révision des prix…)
• Créer et saisir les refacturations internes
• Elaborer et tenir les tableaux de bord à jour

Gestion des Ressources Humaines

• Participer aux actions de recrutement des agents évènementiel,
• Organiser les plannings
• Saisir et éditer les contrats de travail évènementiels
• Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
• Réaliser les formalités liées à l'embauche : déclaratifs, contrats
• Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
• Participer à la production de la paie du personnel de l'agence (pointages et saisies)
• Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail

Votre profil :

Vous disposez idéalement d'une formation d'assistante PME PMI, et disposant idéalement d'une première expérience dans le domaine administratif, vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office).
Vous êtes rigoureux, autonome, à l’aise avec le travail en équipe et avec de fortes capacités relationnelles et d’organisation.

Une connaissance du secteur évènementiel est un plus.

Rejoindre Onet, c’est aussi adhérer aux valeurs d’écoute, de respect et d’audace qui ont fondé notre groupe et guident nos actions au quotidien.

Onet est engagé depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents.

Famille / Emploi

Type de contrat

Statut du poste

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes

Ville

Géolocalisation par zone

Informations générales

Entité du groupe Onet

Acteur n°1 en France de la Propreté et des Services, nous agissons au quotidien pour la préservation de l'hygiène et de la propreté des lieux de travail, de transport, de soin, d'éducation, de loisirs… Nos outils et méthodes de pointe accompagnent nos équipes au quotidien, nous assurant ainsi une position de référent sur le marché de la propreté. Avec 62 000 collaborateurs et 180 implantations à travers le monde, Onet Propreté et Services fait partie du groupe Onet.

Entité du groupe Onet

Acteur n°1 en France de la Propreté et des Services, nous agissons au quotidien pour la préservation de l'hygiène et de la propreté des lieux de travail, de transport, de soin, d'éducation, de loisirs… Nos outils et méthodes de pointe accompagnent nos équipes au quotidien, nous assurant ainsi une position de référent sur le marché de la propreté. Avec 62 000 collaborateurs et 180 implantations à travers le monde, Onet Propreté et Services fait partie du groupe Onet.