Assistant(e) Administratif Polyvalente (H/F) - CDI Paris

Figaret; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Figaret, siège basé à Paris, recherche un Assistant Administrative Polyvalente pour superviser le fonctionnement quotidien du siège et soutenir les équipes des boutiques. Vous assurez l’accueil, les services généraux et la gestion administrative, tout en pilotant la logistique et les prestations d’entretien.

Ce poste nécessite une expérience en office management, une organisation rigoureuse et une forte orientation service, avec une collaboration étroite avec les prestataires externes et les

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative ou équivalent.
• Première expérience réussie sur poste similaire, idéalement en services généraux.
• Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, avec sens du service et polyvalence.
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Pack Office, ERP, Lucca).

Responsabilités

• Assurer l’accueil, les services généraux et la gestion administrative du siège.
• Piloter la logistique des colis, courriers et fournitures (siège et boutiques).
• Superviser le nettoyage et l’entretien des locaux (siège et boutiques).
• Coordonner la maintenance technique et les interventions d’urgence en boutique (climatisation, électricité, plomberie, sécurité incendie).
• Organiser les événements internes et contribuer à la vie de l’entreprise.
• Suivre les notes de frais via Lucca et collaborer avec le service RH pour les avantages.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Sens du service

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative

Outils

Lucca

Pack Office

ERP

Description du poste

Rattaché(e) à la présidente de la maison FIGARET, l’Assistant(e) Administrative Polyvalente assure le bon fonctionnement quotidien du siège ainsi que le support administratif, logistique, technique et de maintenance de l’ensemble du réseau de boutiques. Il/Elle est un point de contact central entre les équipes du siège, les boutiques et les prestataires externes.

Missions principales :

• Assurer l’accueil, les services généraux et la gestion administrative du siège.

• Piloter la logistique des colis, courriers et fournitures (siège et boutiques).

• Superviser les prestations de nettoyage et d’entretien des locaux (siège et boutiques).

• Coordonner la maintenance technique et les interventions d’urgence en boutique (climatisation, électricité, plomberie, sécurité incendie).

• Organiser les événements internes et contribuer à la vie de l’entreprise.

• Assurer un suivi rigoureux des contrats, devis, factures et tableaux de bord associés.

Missions détaillées :

Accueil

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, fournisseurs et prestataires, ainsi que l’accueil téléphonique.

Services généraux

• Gérer et organiser l’ensemble des flux de courriers et colis entrant et sortant, mettre à jour le dateur et dater chaque courrier reçu, les trier par service.

• Gérer les fournitures de bureau et les produits d’hygiène et d’entretien: suivi stock, inventaire, anticiper les besoins, commandes, réception, contrôle et rangement. (siège et boutiques)

• Gérer le prestataire de nettoyage ainsi que la vitrerie intérieure et extérieure dans le but de garantir des locaux propres et rangés, gérer les demandes exceptionnelles. (siège et boutiques)

• S’assurer du bon fonctionnement et de l’entretien des équipements: photocopieuse Xerox, fontaine à eau, machine à café, réfrigérateur, bouilloire, micro-ondes.

Maintenance (siège et boutiques)

• Assurer le suivi des installations techniques du siège et des boutiques (sécurité incendie, installations électriques, climatisation) : gestion des prestataires, pilotage des contrats de maintenance, organisation des contrôles réglementaires, suivi des rapports d’intervention, levées de réserves, devis, travaux de mise en conformité et remplacements.

• Gérer les dépannages techniques et les interventions d’urgence (plomberie, serrurerie, électricité, relamping, rideaux métalliques, portes automatiques, stores, sanitaires).

• Administrer les systèmes d’alarme : attribution des codes, suivi des défauts de transmission, coordination des interventions de maintenance et de télésurveillance.

• Coordonner les travaux de maintenance et de rénovation (peinture, aménagements, mises en conformité), en assurant le suivi des autorisations d’accès et des interventions des prestataires.

Gestion administrative

• Préparer les notes de frais de la Présidente via l’outil Lucca.

• Gérer mensuellement les bons anniversaires et autres avantages en collaboration avec le service RH. (siège et boutiques)

Organisation des événements internes

• Aider à l’organisation du Café Figaret, des anniversaires professionnels, de la semaine du bien-être, des pots de départ, des ouvertures, etc.

• Participer à la braderie : installation, organisation, gestion des cartons, coordination logistique.

Issu(e) d’une formation de niveau Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat, services généraux ou équivalent.Première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement en services généraux ou office management, idéalement dans un environnement multi-sites.Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous savez gérer les priorités et faire preuve d’anticipation.Réactif(ve) et doté(e) d’un excellent sens du service, vous appréciez les missions polyvalentes et le travail en équipe.Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (prestataires techniques, direction, équipes boutiques), vous savez également faire preuve de discrétion.Maîtrise des outils bureautiques courants (Pack Office, ERP, Lucca).