Office Assistant(e) et Services Généraux

Confidentiel; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Paris recherche un(e) Office Assistant(e) pour coordonner les services généraux et fournir un support administratif. Le candidat idéal doit avoir au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire, des solides compétences organisationnelles et maîtriser l'anglais. Ce poste nécessite une bonne gestion des urgences et un esprit d'équipe proactif.

Qualifications

• Expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire avec une forte dimension services généraux.
• Anglais professionnel requis (oral et écrit).
• Capacité à prioriser, gérer les urgences et coordonner des intervenants multiples.

Responsabilités

• Coordonner les prestataires externes pour les services généraux.
• Organiser les voyages d’affaires et garantir le respect de la politique de voyage.
• Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique.

Connaissances

Solides compétences organisationnelles

Proactivité

Aisance relationnelle

Maîtrise du Pack Office

Description du poste

Office Assistant(e) et Services Généraux

Office Assistant(e) et Services Généraux

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux, en coordonnant à la fois les services généraux, les prestataires externes et les aspects logistiques. Vous assurez également un support administratif efficace à l’équipe, dans un environnement dynamique et exigeant. Vous êtes force de proposition et toujours prêt(e) à améliorer nos process existants.

Services généraux et maintenance

• Coordonner et suivre les prestataires externes : entretien, maintenance, IT, sécurité, etc.
• Être l’interlocuteur(trice) du bailleur, de l’architecte ou des prestataires pour tout sujet lié aux locaux
• Suivre les interventions techniques et gérer les demandes internes liées à l’environnement de travail
• Assurer la bonne tenue des bureaux et le suivi des éventuels travaux d’aménagement
• Refondre et mettre en place un système de centralisation de nos contrats de maintenance (Commun aux bureaux et boutiques)

Responsabilités administratives

• Préparer les commandes internes de produits, suivre et valider les factures avec le service comptable
• Organiser les envois via coursiers ou transporteurs (FedEx, plateforme dédiée), assurer la réception et distribution
• Améliorer l’efficience de nos process administratifs

Fournitures et équipements

• Assurer le suivi et la gestion des commandes des stocks de fournitures de bureau
• Suivre l’état du mobilier et du matériel, organiser leur remplacement si nécessaire

Support informatique

• Apporter un support de premier niveau aux collaborateurs
• Gérer les commandes de matériel informatique, en lien avec les prestataires IT
• Coordonner les accès et la configuration des outils lors des onboardings/offboardings
• Gérer les abonnements télécoms, lignes téléphoniques et signatures électroniques
• Proposer des solutions dans l’optique de contrôler ou réduire les couts

Organisation d’événements internes

• Initier et organiser les moments de convivialité : anniversaires, pots de départ, évènements ponctuels
• Contribuer à l’animation de la vie de bureau en lien avec l’équipe RH

Déplacements professionnels

• Organiser les voyages d’affaires : transport, réservations d’hôtels, restaurants
• Garantir le respect de notre politique de voyage

Accueil et standard téléphonique

• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et chaleureuse
• Gérer le standard téléphonique, transmettre les messages avec précision

2- Compétences

• Solides compétences organisationnelles, rigueur et autonomie
• Proactivité, dynamisme et esprit entrepreneurial
• Capacité à prioriser, gérer les urgences et coordonner des intervenants multiples
• Aisance relationnelle, esprit d’équipe
• Sens du service et de la confidentialité
• Maîtrise du Pack Office et des outils numériques

3- Expérience

• Expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire, avec une forte dimension services généraux
• Une expérience dans l’univers du luxe ou un environnement multi-sites est un atout
• Anglais professionnel requis (oral et écrit)

Alternance - Assistant(e) de Direction - Arts, Culture & Heritage

Réceptionniste (H/F) - Splendide Royal Hôtel

Hôte d'accueil et Hospitalité clients H/F

APPRENTI.E RECEPTIONNISTE JOUR ET ASSISTANT.E ADMIN H/F

Executive Assistant, Leadership Consulting