Assistant(e) Administrative - Stage (H/F)

Cyrillus; France; Hybrid; EUR 13,000 - 18,000; Part time

Job summary

Cyrillus recherche une Assistante Administrative polyvalente pour soutenir la responsable de production. Vous assurez la coordination logistique des projets, le suivi administratif et le relationnel avec les prestataires afin que les équipes puissent se concentrer sur leurs missions.

Ce poste, en one-site à Villeneuve-d'Ascq, est une mission de 1 à 4 mois avec démarrage fin août. Profil dynamique, rigoureux et capable de gérer plusieurs tâches simultanément est requis.

Qualifications

• Compétences en organisation et rigueur essentielles pour coordonner les projets.
• Bon relationnel et sens du travail en équipe, avec capacité à prioriser les tâches.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Organisation et coordination logistique des projets (casting, production, événements).
• Suivi administratif et gestion des prestataires, bons de commande et comptes fournisseurs, devis et factures.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion des priorités

Proactivité

Relationnel

Multi-tâches

Tools

Bureautique

Job description

Entreprise CYRILLUS Localisation Villeneuve-d'Ascq, France Domaine métier Marketing

Description de l'entreprise

L'élégance à la française !

Depuis plus de 30 ans, Cyrillus cultive l'élégance à la française en créant des collections toujours plus chics et authentiques. En s'appuyant sur la qualité et un véritable savoir-faire, les collections Cyrillus reflètent le parfait équilibre entre tendances de mode et chic intemporel. Toutes les créations Cyrillus sont des modèles exclusifs imaginés et dessinés en France, par nos stylistes et modélistes. Un soin particulier est apporté au choix des matières et à la minutie des finitions. Nos vêtements sont proposés dans plus de 50 boutiques et disponibles en vente-en-ligne en France et à l'international.

Rejoindre Cyrillus, c'est vivre une expérience personnelle et professionnelle où les valeurs d'esthétisme, de pragmatisme et d'authenticité gravitent autour de notre ADN : la Famille.

En tant qu’Assistante Administrative, vous appuyez la responsable de production et êtes le point central de l’organisation et du suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative pour permettre aux équipes de se concentrer sur leurs missions.

Objectif du poste

Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets (casting, production, événements), en support des équipes, avec un fort enjeu de coordination et d’anticipation.

Missions principales

1. Organisation & coordination logistique

• Réservation des transports (TGV, etc.) et hôtels pour les équipes
• Négociation et booking des hôtels
• Réservation des hôtels, billets et navettes pour castings et repérages
• Organisation des repas / traiteurs
• Organisation des livraisons (collections, matériel…)
• Préparation et gestion des valises (départs / retours)

2. Suivi administratif & prestataires

• Gestion des bons de commande (délégation sous supervision)
• Demandes de création de comptes fournisseurs
• Suivi des devis et confirmations auprès des agences de location
• Organisation du repassage (prise de contact et confirmation prestataires)
• Suivi des sélections casting
• Transmission des informations aux agences
• Suivi des disponibilités
• Coordination avec les Directeurs Artistiques jusqu’au booking final
• Suivi et envoi des factures
• Gestion des demandes de paiements anticipés
• Relance des paiements

Profil recherché

Nous recherchons un profil d’assistant(e) administrative polyvalente, capable de gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique.

• Organisation et rigueur
• Sens des priorités
• Proactivité
• Excellent relationnel
• Agilité et adaptabilité
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle (multi-projets)

Autres informations

Département : Marketing

Durée : 1 à 4 mois avec un démarrage fin août