Assistant(e) ABER — Organisation & Archives

Direction Départementale des Territoires de Meurthe-Et-Moselle (Ddt 54)

Nancy

Sur place

EUR 21 000 - 32 000

Plein temps

14 jours+

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Résumé du poste

Direction Départementale des Territoires de Meurthe-Et-Moselle (Ddt 54) recherche une assistant(e) de service pour soutenir le chef de service et ses activités quotidiennes. Vous organiserez réunions, gérerez les plannings et les déplacements, et contribuerez à la gestion du courrier et à l’archivage.

Vous participerez à la communication interne, faciliterez les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes, et relaierez les activités du SGC/MPC ainsi que l’organisation des remplacements

Qualifications

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques spécifiques.
Connaissance du service, des responsabilités et des missions de chacun.
Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs.
Connaissance des règles d'expression orale et écrite de qualité.
Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.
Connaissance des règles de classement et d'archivage.

Responsabilités

Organiser à la demande des réunions pilotées par le chef de service; gestion des agendas, plannings, rendez-vous et déplacements.
Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants; enregistrer et répartir, veiller aux échéances et rappeler.
Contribuer à la dématérialisation du courrier et gérer les ressources et outils numériques; rédaction et mise en forme des documents.
Assurer la qualité des productions et veiller au respect des modèles et de la charte graphique.
Gérer les stocks de fournitures et renseigner les tableaux de suivi.
Référent archive: classement et archivage, transmissions aux archives départementales.
Organiser sa suppléance et proposer des fiches de procédures.
Traiter et mettre à jour les contacts du service; faciliter les liaisons internes/externes; assurer le pivot téléphonique.
Correspondant communication pour l’intranet; liaison avec le chef de service et MPC.
Relais du SGC/MPC: gestion administrative du personnel de proximité et intérim du Secrétariat de direction; assurer les ordres de missions.