Assistant.e service ABER (H/F)

Direction Départementale des Territoires de Meurthe-Et-Moselle (Ddt 54); Nancy; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction Départementale des Territoires de Meurthe-Et-Moselle (Ddt 54) recherche une assistant(e) de service pour soutenir le chef de service et ses activités quotidiennes. Vous organiserez réunions, gérerez les plannings et les déplacements, et contribuerez à la gestion du courrier et à l’archivage.

Vous participerez à la communication interne, faciliterez les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes, et relaierez les activités du SGC/MPC ainsi que l’organisation des remplacements

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques spécifiques.
• Connaissance du service, des responsabilités et des missions de chacun.
• Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs.
• Connaissance des règles d'expression orale et écrite de qualité.
• Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.
• Connaissance des règles de classement et d'archivage.

Responsabilités

• Organiser à la demande des réunions pilotées par le chef de service; gestion des agendas, plannings, rendez-vous et déplacements.
• Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants; enregistrer et répartir, veiller aux échéances et rappeler.
• Contribuer à la dématérialisation du courrier et gérer les ressources et outils numériques; rédaction et mise en forme des documents.
• Assurer la qualité des productions et veiller au respect des modèles et de la charte graphique.
• Gérer les stocks de fournitures et renseigner les tableaux de suivi.
• Référent archive: classement et archivage, transmissions aux archives départementales.
• Organiser sa suppléance et proposer des fiches de procédures.
• Traiter et mettre à jour les contacts du service; faciliter les liaisons internes/externes; assurer le pivot téléphonique.
• Correspondant communication pour l’intranet; liaison avec le chef de service et MPC.
• Relais du SGC/MPC: gestion administrative du personnel de proximité et intérim du Secrétariat de direction; assurer les ordres de missions.

Connaissances

Bureautique

Connaissance du service

Réseau interne

Expression écrite

Orthographe

Archivage

Gestion des délais

Synthèse d'informations

Autonomie

Initiative

Relations humaines

Confidentialité

Communication managériale

Travail en équipe

Description du poste

1/ Assistance quotidienne au chef de service

Organiser à sa demande des réunions pilotées par le chef de service (internes et externes)

• Prendre en charge les aspects logistiques de l'activité du chef de service: suivre les agendas et les plannings, prendre les rendezvous, organiser les déplacements et faire les réservations

2/ Assistance aux activités du service

• Gérer le courrier et les courriels (BALU du service) entrants et sortants: enregistrer et répartir dans les unités, pour les courriers signalés, veiller au respect des échéances et mettre en oeuvre les rappels nécessaires en lien avec les assistantes de services / direction
• Contribuer à la mise en oeuvre de la gestion dématérialisée du courrier au sein du service et gérer les ressources et outils numériques
• Assurer la qualité des productions: assurer la relecture et la qualité de la rédaction et la mise en forme des documents sous parapheur, actualiser et veiller à la bonne application des modèles bureautique du service et être garant de l'application de la charte graphique
• Gérer les stocks de fournitures du service
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Référent archive: Organiser le classement et l'archivage des dossiers papiers et numériques et alerter sur le respect des règles d'archivage. Suivre les chantiers d'archivage et les transmissions aux archives départementales
• Organiser sa suppléance, proposer des fiches de procédures pour assurer la continuité

3/ Assistance à la communication interne à la DDT et externe

• Traiter et mettre à jour les contacts du service: tenir les annuaires partagés à jour
• Faciliter les liaisons entre l'interne et l'externe, fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent. Assurer le pivot téléphonique du service.
• Assurer le rôle de correspondant communication pour l'intranet, en lien avec le chef de service et MPC

4/ Relais du SGC/MPC

• Participer à la gestion administrative du personnel de proximité: informer sur les absences, grévistes, campagnes de promotion et d'entretiens professionnels, relayer les offres de formation
• Contribuer au réseau des assistante (s), contribuer à l'intérim du secrétariat de direction
• Assurer le rôle de référent Chorus du service, en lien avec MPC. Assurer le rôle de chargé de voyage CHORUS DT et SNCF, établir les ordres de missions

5/ Secrétariat des avis transversaux émis par la DDT

• Assurer la réception des demandes d'avis transversaux, suivi des délais et relances.
• Mettre en forme l'avis avant signature en s'assurant d'une conclusion unique, en lien avec la cheffe d'unité NERF.
• Assurer le respect du circuit de signature et le retour au service ayant passé commande

Conditions particulières d'exercice

Horaires selon règlement intérieur de la DDT 54.

Pool de véhicules à disposition

Profil recherché

Compétences techniques:

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques spécifiques
• Connaissance du service, des responsabilités et des missions de chacun
• Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
• Connaissance des règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Connaissance des règles de classement et d'archivage

Compétences transversales:

• Savoir suivre les différents délais, anticiper et alerter
• Savoir filtrer, hiérarchiser et restituer les informations sous forme synthétique
• Être autonome dans l'organisation du travail
• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
• Avoir le sens des relations humaines
• Respect de la confidentialité et de la discrétion indispensables
• Être le relais d'information avec le supérieur hiérarchique
• Savoir travailler en équipe et en réseau

Présentation de Direction Départementale des Territoires de Meurthe-Et-Moselle (Ddt 54)

La DDT décline, sur le département, les politiques portées par le MATTE, le MASA, le Mi.

Le service ABER assure la mise en oeuvre des politiques du domaine de l'agriculture dans le département, notamment l'instruction des aides PAC et la gestion/coordination des contrôles associés, la mise en oeuvre des aides de crise et conjoncturelles agricoles.

Il veille à la protection de la nature et à la préservation de la biodiversité, en valorisant les données de terrains disponibles, en définissant et en promouvant les espaces naturels à protéger et en contribuant aux avis environnementaux sur les projets d'aménagement.

Il veille à l'application de la réglementation en matière de protection de la nature, de chasse, de publicité, de bruit, de forêt et d'agriculture (contrôle des structures, baux ruraux) , et à la préservation des espaces naturels, agricoles et forestiers.

Le service participe à la MISEN et contribue aux travaux sur les aménagements fonciers, les mesures agro-environnementales (gestion en eau) , la biodiversité et les ENR