Assistant du Président-directeur général (H/F)

ONERA; Palaiseau; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

ONERA recherche un(e) assistant(e) de la présidence, rattaché au Directeur de cabinet et travaillant sous la responsabilité du PDG. Vous assurez l’organisation des activités de la présidence, la coordination quotidienne du cabinet et le suivi administratif des dossiers, en France comme à l’international, avec discrétion et sens du service.

Vous gérez l’agenda du PDG, organisez rendez‑vous, réunions et déplacements, et facilitez les échanges entre les directions et les partenaires

Qualifications

• Formation supérieure (Bac+3 souhaité) ou équivalent.
• Expérience en assistanat de direction, idéalement auprès d'une direction générale.
• Maîtrise des agendas, réunions et déplacements, y compris à l'international.
• Excellentes qualités rédactionnelles et communication institutionnelle.
• Maîtrise de l'anglais écrit et oral (Niveau C1 souhaité).
• Rigueur, sens de l'organisation et anticipation.
• Discrétion et confidentialité irréprochables.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du PDG et le suivi administratif des dossiers.
• Coordonner les échanges avec les directions et partenaires institutionnels, en France et à l'international.
• Organiser rendez-vous, réunions, événements et déplacements.
• Faciliter la circulation de l'information entre la présidence et les directions.
• Assurer le suivi des dossiers prioritaires et des échéances.
• Organiser les instances du PDG: conseil d'administration, ComEx et réunions stratégiques.
• Préparer les ordres du jour et diffuser les comptes rendus.
• Interlocuteur des directions, cabinets ministériels et partenaires institutionnels.
• Accueillir, orienter et prioriser les sollicitations et coordonner visites.

Connaissances

Gestion d'agendas complexes

Organisation de réunions et déplac.

Rédaction efficace

Anglais C1

Discrétion et confidentialité

Diplomatie et relationnel

Anticipation et organisation

Communication institutionnelle

Formation

Bac+3 ou équivalent

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Responsabilités

• Dans le cabinet du Président-directeur général de l'ONERA, sous la responsabilité du Directeur de cabinet, vous jouerez un rôle essentiel dans l'organisation des activités de la présidence et la coordination quotidienne du cabinet. Avec le PDG et le Directeur de cabinet, vous assurerez la gestion de l'agenda, le suivi administratif des dossiers et la coordination des échanges avec les directions et les partenaires institutionnels, en France comme à l'international. Vous exercerez ces missions avec autonomie, discernement et une stricte confidentialité.
• Vous assurerez la gestion et l'optimisation de l'agenda du PDG, en lien étroit avec le Directeur de cabinet. Vous hiérarchiserez les sollicitations et arbitrerez selon les priorités définies, en anticipant les échéances et contraintes d'organisation ;
• Vous organiserez les rendez‑vous, réunions, événements et déplacements du PDG et des collaborateurs du cabinet, en France comme à l'étranger, et veillerez à la disponibilité des dossiers et informations nécessaires à leur préparation, en lien avec les directions concernées ;
• Vous faciliterez la circulation de l'information entre la présidence et les directions de l'ONERA, en sollicitant directement les interlocuteurs concernés dans le cadre de vos attributions ;
• En appui au Directeur de cabinet, vous assurerez le suivi administratif des dossiers prioritaires, des échéances et des actions décidées. Vous effectuerez les relances nécessaires et signalerez les difficultés ou retards nécessitant une attention particulière ;
• Vous assurerez l'organisation administrative et logistique des instances et réunions impliquant le PDG, notamment le conseil d'administration, le ComEx et les réunions stratégiques ;
• En lien avec les responsables concernés, vous coordonnerez la préparation des ordres du jour, la collecte et la diffusion des dossiers préparatoires, et la diffusion des comptes rendus. Vous contribuerez également au suivi des actions et échéances qui en découlent ;
• Vous serez un interlocuteur privilégié des directions de l'ONERA, des cabinets ministériels, des autorités de tutelle et des partenaires institutionnels, y compris internationaux, pour les questions d'organisation et de coordination des activités de la présidence ;
• Vous accueillerez, orienterez et prioriserez les sollicitations, coordonnerez les rencontres et visites, et rassemblerez auprès des directions compétentes les éléments nécessaires aux interventions du PDG, dans le respect des usages.

Qualifications

• De formation supérieure (Bac +3 souhaité) ou disposant d'une expérience professionnelle équivalente, vous justifiez d'une expérience confirmée dans l'assistanat de direction, idéalement auprès d'une direction générale ou d'un dirigeant ;
• Vous maîtrisez l'organisation d'agendas complexes, de réunions et de déplacements, y compris à l'international, ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs ;
• Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés, notamment institutionnels ;
• Une excellente maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, est indispensable pour assurer en toute autonomie les échanges avec les interlocuteurs internationaux (niveau C1 souhaité) ;
• Reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité d'anticipation, vous savez gérer les priorités, prendre des initiatives et faire face aux imprévus avec réactivité et discernement ;
• Votre aisance relationnelle, votre diplomatie et votre sens du service vous permettent d'évoluer avec naturel auprès d'interlocuteurs de haut niveau ;
• Vous faites preuve d'une discrétion irréprochable, d'une grande fiabilité et d'un sens aigu de la confidentialité.