Assistant du Président-directeur général F/H

ONERA - The French Aerospace Lab; Palaiseau; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

ONERA recrute un(e) agent de direction pour assister le Président-directeur général et le Directeur de cabinet. Vous assurerez la gestion de l’agenda, le suivi administratif des dossiers et la coordination des échanges avec les directions et partenaires institutionnels, en France comme à l’international, avec une exigence de confidentialité.

Le poste implique une collaboration quotidienne sur site avec une forte disponibilité et une maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, y compris à

Qualifications

• Formation supérieure et expérience confirmée dans l’assistanat de direction.
• Maîtrise de l’organisation d’agendas complexes et de déplacements, à l’international.
• Excellentes qualités rédactionnelles et aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés, institutionnels.
• Anglais courant indispensable (écrit et oral, niveau C1 souhaité).
• Rigueur, sens de l’organisation, anticipation et confidentialité.

Responsibilities

• Gestion de l'agenda du PDG et coordination des rendez-vous et déplacements, en France et à l'international.
• Suivi administratif des dossiers et coordination avec les directions et partenaires institutionnels.
• Organisation administrative et logistique des instances de gouvernance (CA, ComEx, réunions stratégiques).
• Interface avec les directions, cabinets ministériels et partenaires institutionnels; tri et orientation des sollicitations.
• Gestion des courriers, circuits de signature et suivi des missions et déplacements.

Skills

Gestion d'agenda

Organisation de réunions

Anglais C1

Rigueur et discrétion

Communication écrite

Education

Bac+3 ou équivalent

Tools

Microsoft Office

Outils collaboratifs

Job description

Vos missions

Dans le cabinet du Président-directeur général de l'ONERA, sous la responsabilité du Directeur de cabinet, vous jouerez un rôle essentiel dans l'organisation des activités de la présidence et la coordination quotidienne du cabinet. Avec le PDG et le Directeur de cabinet, vous assurerez la gestion de l'agenda, le suivi administratif des dossiers et la coordination des échanges avec les directions et les partenaires institutionnels, en France comme à l'international. Vous exercerez ces missions avec autonomie, discernement et une stricte confidentialité.

• Gestion de l’agenda et des activités du PDG :

  Vous assurerez la gestion et l'optimisation de l'agenda du PDG, en lien étroit avec le Directeur de cabinet. Vous hiérarchiserez les sollicitations et arbitrerez selon les priorités définies, en anticipant les échéances et contraintes d'organisation ; Vous organiserez les rendez-vous, réunions, événements et déplacements du PDG et des collaborateurs du cabinet, en France comme à l'étranger, et veillerez à la disponibilité des dossiers et informations nécessaires à leur préparation, en lien avec les directions concernées ;

• Coordination opérationnelle et appui au Directeur de cabinet :

  Vous faciliterez la circulation de l'information entre la présidence et les directions de l'ONERA, en sollicitant directement les interlocuteurs concernés dans le cadre de vos attributions ; En appui au Directeur de cabinet, vous assurerez le suivi administratif des dossiers prioritaires, des échéances et des actions décidées. Vous effectuerez les relances nécessaires et signalerez les difficultés ou retards nécessitant une attention particulière ;

• Organisation des instances de gouvernance :

  Vous assurerez l'organisation administrative et logistique des instances et réunions impliquant le PDG, notamment le conseil d'administration, le ComEx et les réunions stratégiques ; En lien avec les responsables concernés, vous coordonnerez la préparation des ordres du jour, la collecte et la diffusion des dossiers préparatoires, et la diffusion des comptes rendus. Vous contribuerez également au suivi des actions et échéances qui en découlent ;

• Interface institutionnelle et gestion des sollicitations :

  Vous serez un interlocuteur privilégié des directions de l'ONERA, des cabinets ministériels, des autorités de tutelle et des partenaires institutionnels, y compris internationaux, pour les questions d’organisation et de coordination des activités de la présidence ; Vous accueillerez, orienterez et prioriserez les sollicitations, coordonnerez les rencontres et visites, et rassemblerez auprès des directions compétentes les éléments nécessaires aux interventions du PDG, dans le respect des usages institutionnels ;

• Gestion administrative et logistique du cabinet :

  Vous assurerez le traitement et le suivi des courriers, parapheurs, circuits de signature et de validation, ainsi que des ordres de mission et déplacements ; Vous prendrez également en charge la constitution et le suivi des dossiers de distinctions honorifiques et coordonnerez l'organisation matérielle des réunions, réceptions et événements de la présidence.

Conditions particulières d’exercice

Le poste requiert une collaboration quotidienne étroite avec le PDG et le Directeur de cabinet, et une forte disponibilité sur site. Il ne prévoit pas de télétravail régulier. Un télétravail occasionnel pourra être envisagé après six mois, dans la limite de dix ou trente jours par an selon le dispositif applicable, sous réserve des nécessités de service, de l’accord hiérarchique et des règles internes.

Votre profil

• De formation supérieure (Bac +3 souhaité) ou disposant d'une expérience professionnelle équivalente, vous justifiez d'une expérience confirmée dans l'assistanat de direction, idéalement auprès d'une direction générale ou d'un dirigeant ;
• Vous maîtrisez l'organisation d'agendas complexes, de réunions et de déplacements, y compris à l'international, ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs ;
• Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés, notamment institutionnels ;
• Une excellente maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, est indispensable pour assurer en toute autonomie les échanges avec les interlocuteurs internationaux (niveau C1 souhaité) ;
• Reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité d'anticipation, vous savez gérer les priorités, prendre des initiatives et faire face aux imprévus avec réactivité et discernement ;
• Votre aisance relationnelle, votre diplomatie et votre sens du service vous permettent d'évoluer avec naturel auprès d'interlocuteurs de haut niveau ;
• Vous faites preuve d'une discrétion irréprochable, d'une grande fiabilité et d'un sens aigu de la confidentialité.

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