Assistant du cabinet du maire (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Sevran; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Sevran, au sein du Cabinet du Maire, recrute un Adjoint administratif pour assurer l'accueil et la gestion quotidienne du cabinet. Vous coordonnez l'agenda du directeur de cabinet et des élus, et vous assurez le lien avec les partenaires et les services municipaux.

Profil: connaissance des collectivités, sens de l'organisation, discrétion et excellentes compétences rédactionnelles. Temps plein, 37 h/semaine.

Qualifications

• Parfaite connaissance du fonctionnement et des collectivités territoriales.
• Excellente organisation et capacité à gérer les priorités.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Qualités rédactionnelles irréprochables.
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, logiciels métier).

Responsabilités

• Gérer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire.
• Gérer l'agenda du directeur de cabinet et des élus.
• En lien avec le Directeur de Cabinet, représenter les élus.
• Suivre le travail quotidien du cabinet et répartir les courriers et mails.
• Affecter et traiter les sollicitations des habitants et du quotidien.
• Organiser les réunions et rendez‑vous; suivre les comités et réunions transversales.
• Préparer les dossiers pour les élus et les trieurs de la semaine.
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes et comptes rendus.
• Vérifier le circuit des parapheurs, visas et signatures.
• Contribuer à la gestion comptable du service (bons de commandes).

Description du poste

Le cabinet du maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres collectivités. Il est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc…) , le protocole et les actions de proximité. Il assure le management politique et stratégique, le suivi des dossiers prioritaires. Missions principales du poste:

• Gérer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire,
• Gérer l'agenda du directeur de cabinet (rdv, réunions, invitations…) et des Élus,
• En lien avec le Directeur de Cabinet, gérer la représentation des Élus,
• Suivi du travail quotidien du cabinet:
• Répartition des courriers ou des mails du cabinet,
• Affectation et traitement des sollicitations des habitants et du quotidien,
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous, gestion et suivi des comités de pilotage des Élus et des réunions transversales,
• Préparation des dossiers pour les Élus et des trieurs de la semaine,
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus pour le Cabinet,
• Suivi et vérification du circuit des parapheurs, des circuits de visas et signatures,
• Contribution à la gestion comptable du service (bons de commandes) ,
• Centralisation et remise en forme des déroulés et des contenus des manifestations récurrentes selon le planning transmis par les services,
• Lien avec l'ensemble des directions, des élus et des institutions partenaires,
• Classement et archivage,
• Relations internes et externes du poste:
• Relations quotidiennes avec l'ensemble des services municipaux,
• Contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires) ,
• Contact avec les administrations,
• Suppléer l'Assistante du Maire lors de ses absences

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint administratif, Adjoint d'animation principal de 2ème classe

Profil recherché

Connaissances et compétences requises:

• Parfaite connaissance du fonctionnement et de l'environnement des collectivités territoriales
• Avoir un excellent sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
• Faire preuve de discernement, respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
• Parfaites qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l'outil informatique (Word, excel, logiciels métier)

Temps de travail hebdomadaire: 37 heures hebdomadaires
10H à 18h30 du Lundi au Vendredi.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

La Ville de Sevran est une ville dynamique, jeune et vivante de 50 000 habitants. La politique municipale est l'amélioration et l'adaptation constante des services publics pour répondre aux besoins des Sevranais, améliorer leur bien-être et le vivre ensemble. Elle a à coeur de porter les valeurs républicaines que sont la laïcité, l'égalité et la solidarité. Avec 2 nouvelles gares du métro du Grand Paris, de vastes espaces verts et ouverts comme le canal de l'Ourcq et le parc forestier de la Poudrerie, une population diversifiée et un riche tissu associatif, elle dispose d'atouts forts pour améliorer le quotidien des Sevranais et oeuvrer pour leur avenir. Voilà le projet que portent ensemble les agents de la Ville.