ASSISTANT.E DE DIRECTION A LA DIRECTION GENERALE (Nouvelle fenêtre)

Ville de Vitry-sur-Seine; Vitry-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Pause déjeuner dans le restaurant municipal

Activité sportive offerte

Offres du Comité d’œuvres sociales

Participation à un régime de santé

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la direction générale dans la gestion des activités et la coordination interservices. Le candidat idéal doit être autonome, avoir de bonnes compétences en secrétariat et une maîtrise des outils informatiques. Des expériences dans un environnement public sont un atout. Ce poste offre des horaires flexibles et des avantages liés au travail dans le secteur public.

Qualifications

• Expérience en secrétariat requise.
• Savoir gérer les agendas et les rendez-vous.
• Capacité de rédaction et de classement à un haut niveau.

Responsabilités

• Assister la directrice générale et les directeurs adjoints.
• Gérer les journées, rendez-vous et communications.
• Organiser et planifier des réunions importantes.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Maîtrise des outils informatiques

Autonomie

Sens du service public

Qualités relationnelles

Formation

Diplôme en secrétariat ou domaine similaire

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Émancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (98 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne.

Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio‑éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.

Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). À ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA.

Dans le même temps, elle s’engage activement dans la rénovation urbaine et sociale du Centre‑Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

L’assistant.e de direction assistera la directrice générale des services, et les directeurs généraux adjoints dans le suivi et l’optimisation de la gestion des activités; elle/il assurera la coordination et la transversalité interservices de la direction générale.

Elle/il sera en appui à l’organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction générale et/ou de l’administration communale.

Elle/il apportera une aide permanente à la direction générale en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et classement de dossiers.

Responsabilités

• Assistance quotidienne de la directrice générale des services, et d’un directeur général adjoint :
  • Gérer les agendas, organiser les rendez‑vous et rappels importants.
  • Partager l’agenda électroniquement avec différentes strates hiérarchiques selon les paramètres de confidentialité concertés.
  • Gestion des congés de la direction générale.
• Accueil et coordination :
  • Accueil téléphonique, physique et électronique.
  • Transmettre les informations auprès des services et directions.
  • Créer et tenir à jour la base de données des contacts.
  • Proposer et diffuser les processus de travail assurant la bonne coordination des tâches entre les directeurs généraux, les directeurs, le cabinet du maire, les assistantes des élus, notamment le suivi des courriers entrants et sortants.
  • Gestion des calendriers d’astreinte, des congés.
• Organisation, planification et suivi des réunions :
  • Préparer les ordres du jour en lien direct avec la Direction Générale.
  • Assurer la transmission ponctuelle des convocations et documents nécessaires en amont.
  • Rédiger des comptes rendus clairs et exploitables.
  • Diffuser efficacement les documents clés (convocations, comptes rendus, notes de suivi).
• Mise en forme de travaux de bureautique :
  • Prendre des notes et concevoir, rédiger des courriers, notes, rapports, courriels.
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
  • Contribuer à la préparation et à la finalisation des documents stratégiques pour la Direction Générale.
  • Rôle d’administrateur des outils informatiques partagés par l’ensemble de la direction générale (SharePoint).
• Suivi des travaux, projets et activités de la DGS et du DGA affectés :
  • Prioriser les activités du secrétariat en fonction des objectifs de la Direction Générale.
  • Épauler la direction générale dans la coordination des chantiers mobilisant plusieurs directions (recensement et croisement des documents et données).
  • Organiser et participer aux réunions stratégiques des services, avec possibilité de représenter la Direction Générale.
  • Elaborer, suivre et renseigner les tableaux de suivi des activités des services.
  • Contribuer à l’organisation d’événements institutionnels pilotés par la Direction Générale.
  • Maintenir un lien opérationnel avec les prestataires et bureaux d’études pour garantir la bonne progression des projets.
  • Réflexion autour d’outils de travail partagés (annuaire des services, listes de diffusion courriers).

Qualifications

• Savoir‑faire :
  • Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Maîtrise des veilles informationnelle et documentaire.
  • Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale et de l’environnement territorial.
  • Sens du service public.
  • Maîtrise rédactionnelle et grammaticale.
  • Capacité à rendre compte.
• Savoir‑être :
  • Établir une relation de confiance.
  • Esprit d’équipe.
  • Autonomie, réactivité, organisation et prise d’initiatives.
  • Qualités relationnelles (disponibilité, diplomatie, sens de l’écoute et de la reformulation).
  • Capacités d’adaptation.
  • Sens des priorités et gestion du temps et des urgences.
  • Obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité.
• Cadre :
  • Catégorie B, filière administrative, rédacteurs territoriaux.
  • Recrutement statutaire.
  • Ouvert aux contractuels à titre dérogatoire.
  • Temps de travail : 37 h 45 par semaine.
  • Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels, 17 jours de RTT par an + 2 jours de fractionnement le cas échéant.
  • Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle + participation de l’employeur à la complémentaire santé.
  • Prime semestrielle de 1 126 € brut (moitié versée en mai et en novembre, et au prorata de votre arrivée la 1ère année).
  • Participation à la mutuelle de 18 € ainsi qu’à la prévoyance santé 7 €.

Avantages

• Pause déjeuner dans le restaurant municipal (<3 € 50).
• Activité sportive proposée par l’Association Sport Territoires de Vitry.
• Offres du Comité d’œuvres sociales.
• Collectivité engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.

Parce que nous avons hâte de vous rencontrer, adressez votre candidature au Maire et appuyez sur le bouton « Postuler ».