Agent administratif - Département des Hauts-de-Seine (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Puteaux; Presencial; EUR 32.000 - 42.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Cadre de travail moderne

Équilibre vie pro/perso

Politique salariale attractive

Formation et carrière

Soutien à la parentalité

Descripción de la vacante

Fonction Publique Territoriale Hauts-de-Seine recherche un adjoint administratif pour assurer le soutien administratif et logistique du service Programmation et Pilotage. Vous contribuerez à l’élaboration, au suivi des projets et à la coordination des activités en relation avec les architectes, ingénieurs et techniciens.

Le poste implique la gestion des agendas, l’accueil et l’orientation des interlocuteurs, ainsi que le suivi des marchés et des procédures internes.

Formación

• Expérience dans un secrétariat/ administrative des services.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
• Capacité à rédiger, classer et archiver documents et courriers.

Responsabilidades

• Gestion administrative et logistique du service.
• Rédaction et diffusion de courriers et comptes rendus.
• Suivi du courrier et classement/archivage numérique.
• Mise à jour des bases de données internes et gestion des fournitures.

Conocimientos

Gestion administrative

Gestion documentaire

Maîtrise bureautique

Educación

CAP/BEP secrétariat/administratif

Herramientas

Excel

Word

Outlook

Acrobat Pro

Gestfact

Descripción del empleo

Au sein du secrétariat du service Programmation et Pilotage, les missions principales de ce poste sont d’assurer un appui transversal aux équipes techniques dans le cadre de l’élaboration, du suivi des projets et de contribuer à la coordination logistique, à la gestion documentaire, au suivi des marchés et à la qualité des processus internes, en lien avec les architectes, ingénieurs et techniciens du service. Ce secrétariat participe également à des projets transverses et à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail.

Gestion administrative et logistique du service

• Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus.
• Suivi du courrier entrant/sortant (papier et FLOWER) , classement et archivage numérique.
• Mise à jour des bases de données internes (prestataires, marchés, congés, etc.) .
• Gestion des fournitures, commandes et demandes de matériel.

Appui à l’organisation des activités du service

• Gestion des agendas partagés, organisation de réunions (convocations, logistique, préparation de salles) .
• Suivi des plannings d’absences, déplacements professionnels, visites de site, …
• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.

Soutien aux unités techniques

• Préparation de dossiers administratifs pour les projets (collecte de pièces, mise en forme, relances) .
• Suivi de tableaux de bord liés à l’exécution des marchés ou à l’avancement des projets.
• Participation à la constitution des dossiers administratifs de programmation (diagnostics, plans, CR de visites) .
• Appui au suivi administratif des prestataires (répertoire, courriers, relances, suivi des pièces administratives) .

Contribution à la qualité et à la traçabilité

• Participation à la formalisation et au suivi des procédures internes (modèles, checklists, guides, archivage) .
• Suivi des échéances administratives (contrats, conventions, marchés) .
• Préparation et traitement administratif des dossiers pour audits, contrôles ou bilans d’activité.

Participation à des projets transverses du service

• Projets RH, qualité ou communication du service.
• Supports de communication interne (notes, synthèses, présentations) .
• Groupes de travail internes (évaluation, amélioration continue, outils collaboratifs…)

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel titulaire d'un CAP/BEP secrétariat/administratif

Connaissances confirmées de l’environnement administratif et institutionnel:

• de l’environnement professionnel du domaine d’activité
• des procédures administratives
• des techniques de secrétariat bureautique et rédactionnelles
• des méthodes de classement et archivage
• Maitrise des Outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Acrobat Pro, Gestfact, etc.)

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au coeur de son action: nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs: Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs.

Le Département place au coeur de ses engagements employeur l'épanouissement de ses agents et le respect de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c'est faire le choix d'une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant:

• de beaux projets pour construire l'avenir du Département
• d'un cadre de travail moderne et propice au bien être
• d'une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
• d'une politique salariale attractive
• d'opportunités de carrière et de formation pour évoluer
• d'un soutien à la parentalité

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels?