Agent d’accueil (H/F)

Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur; Marseille; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Tenue vestimentaire fournie

Poste informatique dédié

Job summary

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un agent d’accueil pour son Hôtel de Région. Le poste implique d’accueillir les invités, de gérer les appels et d’acheminer le courrier, tout en assurant le bon fonctionnement des postes d’accueil.

Vous contribuerez au maintien du service et participerez aux séances plénières et aux activités liées au secrétariat du Président et du cabinet.

Qualifications

• Niveau Baccalauréat souhaité
• Bonne connaissance de l'institution et de son fonctionnement
• Maîtrise des outils bureautiques et de communication

Responsibilities

• Accueillir les invités du Président et de la direction
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
• Acheminer les plis et parapheurs entre services
• Participer aux activités du cabinet et assurer le service d’accueil
• Établir et modifier la signalétique des salles de réunions
• Assurer la permanence aux postes d’accueil selon le planning

Skills

Accueil public

Information visiteurs

Bureautique

Education

Niveau Baccalauréat souhaité

Tools

Suite Office

Job description

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale

Direction déléguée

Direction Mission Accueil et Secrétariat

Lycée

Description hiérarchie de proximité

Fonction d'encadrement Non

Objectif du poste

• Assurer l'accueil des rendez-vous du Président
• Assurer l’accueil des rendez-vous de la direction de cabinet et de la chefferie
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques aux postes d'accueils
• Acheminer les plis et parapheurs ne transitant pas par le Service Courrier
• Participer aux séances plénières de l'Assemblée régionale
• Assurer le maintien du poste d'accueil en ordre
• Assurer de façon ponctuelle le service à table du Président

Missions

• Assurer l'accueil des rendez-vous du Président
• Assurer l’accueil des rendez-vous de la direction de cabinet et de la chefferie
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques aux postes d'accueils
• Acheminer les plis et parapheurs ne transitant pas par le Service Courrier
• Participer aux séances plénières de l'Assemblée régionale
• Assurer le maintien du poste d'accueil en ordre
• Assurer de façon ponctuelle le service à table du Président
• Accompagner le Président lors des séquences au sein de l’Hôtel de Région

Activités

• Accueillir, informer et orienter les invités du Président, de la direction de cabinet et de la chefferie
• Acheminer les parapheurs et plis urgent entre les différents bâtiments de l'Hôtel de Région
• Etablir et modifier la signalétique des salles de réunions du Cabinet
• Garantir une permanence aux postes d'accueils en fonction du planning des brigades
• Assister ponctuellement les membres du Cabinet du Président et ses Conseillers techniques
• Signaler aux agents de sécurité tout individu ou situation suspecte
• Garantir le relai nécessaire des instructions du Service Sécurité en cas de situation exceptionnelle

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Activités

• Accueillir, informer et orienter les invités du Président, de la direction de cabinet et de la chefferie
• Acheminer les parapheurs et plis urgent entre les différents bâtiments de l'Hôtel de Région
• Etablir et modifier la signalétique des salles de réunions du Cabinet
• Garantir une permanence aux postes d'accueils en fonction du planning des brigades
• Assister ponctuellement les membres du Cabinet du Président et ses Conseillers techniques
• Signaler aux agents de sécurité tout individu ou situation suspecte
• Garantir le relai nécessaire des instructions du Service Sécurité en cas de situation exceptionnelle

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Savoirs théoriques complémentaires

• Bonne connaissance de l'Institution et de son fonctionnement

Savoir-faire

• Accueillir, informer et orienter le public et les visiteurs
• Accueillir, informer et orienter le public et les visiteurs
• Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être

• Politesse et courtoisie
• Capacité d’écoute
• Ponctualité
• Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil
• Discrétion
• Disponibilité

Formations et diplômes

Niveau Baccalauréat souhaité

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Ressources et moyens mis à disposition : Banque d'accueil avec poste informatique

Déplacements : non

Réglementation particulière : port de la tenue vestimentaire fournie

Environnement de travail :

Responsabilités spécifiques :

Ressources et moyens mis à disposition : Banque d'accueil avec poste informatique

Déplacements : non

Réglementation particulière : port de la tenue vestimentaire fournie

Environnement de travail :

Responsabilités spécifiques :

Risques liés au poste et situations de travail : agression verbale et physique