chargé de protocole H/F

Région Sud; Marseille; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un(e) responsable protocole et relations publiques pour organiser des manifestations et coordonner l’accueil des personnalités. Vous travaillerez au sein de la Direction du Protocole et des Relations Publiques et collaborerez avec les équipes communication.

Ce poste exige un Bac+3 et une maîtrise du protocole républicain, avec des compétences en organisation, rédaction et relations internationales, en présentiel en région.

Qualifications

• Diplôme Bac+3 exigé ou équivalent et permis obligatoire.
• Connaissance du protocole républicain et des règles de transmission des demandes.
• Maîtrise de l’anglais et connaissance d’une langue méditerranéenne souhaitée (arabe, italien, espagnol...).

Responsabilités

• Organiser et mettre en œuvre les manifestations en conformité avec le positionnement régional et le protocole républicain.
• Gérer les invitations et l’accueil des invités lors des manifestations de relations publiques.
• Participer à l’organisation protocolaire des grands événements et accueillir des hautes personnalités.
• Réaliser les documents et cahiers des charges nécessaires pour les marchés publics.

Connaissances

Anglais (maîtrise)

Aisance rédactionnelle

Aisance orale

Relations publiques

Gestion d’événements

Formation

Bac+3

Outils

Augure

Description du poste

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DIRECTION GENERALE ADJOINTE COMMUNICATION ET PROTOCOLE

Direction déléguée

Direction DIRECTION DU PROTOCOLE ET DES RELATIONS PUBLIQUES

Lycée

Objectif structure de rattachement La Direction générale communication et protocole (DGACPRO) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur rassemble l’ensemble des métiers de la communication et du protocole. Elle pilote à la fois la mise en œuvre de la stratégie de communication institutionnelle (marque, marketing, contenus, relations presse, événementiel, création) et coordonne l’ensemble des relations extérieures et politiques de l’institution, en veillant à l’application des règles protocolaires. Au contact direct avec le grand public, les équipes de cette direction générale contribuent ensemble au bon déroulement de tout déplacement, de toute prise de parole ou de tout événement de la Région.

Description hiérarchie de proximité .

Fonction d'encadrement

Objectif du poste

• Organiser et mettre en œuvre les manifestations en conformité avec le positionnement de la Région et les règles du protocole républicain
• Assurer la gestion des invitations en lien avec le service Relations Publiques et l’organisation de l’accueil des invités lors des manifestations de relations publiques
• Participer à l’organisation protocolaire des grands événements nécessitant la contribution de tout le service
• Assurer l’accueil de hautes personnalités

Activités

• Garantir la préparation, la mise en œuvre et le suivi d’organisation d’événements, réceptions, soirées, inaugurations…
• Assurer la gestion du protocole (accueil et placement des autorités…)
• Accueillir et accompagner les élus régionaux et les délégations étrangères
• Réaliser les documents protocolaires (déroulé, personnalité à saluer, plan de placement…)
• Déterminer et gérer les prestations à commander aux fournisseurs
• Etablir un cahier des charges qui sera nécessaire dans le cadre de l’élaboration de marchés publics
• Organiser le dispositif protocolaire nécessaire à une manifestation (accueil, signalétique, buffets…)
• Etablir des listes d’invités en lien avec le SRP, création de cartons d’invitation et suivi des retours

Savoirs théoriques complémentaires

• Connaissance du protocole républicain en vigueur
• Connaissance du territoire (Organisme satellite à la Région, collectivités territoriales et service déconcentrés de l’Etat)
• Connaissance de l’organisation de la collectivité
• Maîtrise de l’anglais
• Connaissance d’une langue méditerranéenne souhaitée (arabe, italien, espagnol, …)
• Techniques et outils de gestion des bases de données (Augure)
• Connaissance des procédures de transmission des demandes
• T Technique de gestion de conflits et des situations de stress
• Aisance rédactionnelle et orale

Savoir-faire

• Coordonner l’intervention de partenaires variés
• Analyser les demandes et les traduire en besoins
• Conseiller et aider à la décision
• Comprendre, analyser, mettre en œuvre les règlementations et les procédures, respecter les délais procéduraux
• Maîtriser la communication : prendre la parole en public, s’adapter aux différents interlocuteurs
• Développer et entretenir des réseaux relationnels
• Analyser l’environnement et les contraintes
• Conduire une réunion et rendre compte
• Accueillir et prendre des messages téléphoniques
• Maîtrise des outils bureautiques, d’internet et du publipostage

Savoir-être

• Faire preuve de méthode, d’organisation
• Confidentialité
• Anticipation, réactivité
• Sens des initiatives
• Politesse, courtoisie, diplomatie
• Rigueur et implication
• Aptitudes relationnelles, sens et goût de l’accueil
• Résistance au stress
• Résistance au travail de terrain
• Autonomie et esprit d’équipe

Formations et diplômes

Niveau Bac +3 Permis obligatoire

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Ressources et moyens mis à disposition : Poste informatique; véhicule du parc automobile de la Région, téléphone portable Déplacements : Fréquemment en région et occasionnellement en France Réglementation particulière : Tenue protocolaire Environnement de travail : Travail sur écran et travail à l’extérieur Responsabilités spécifiques : Risques liés au poste et situations de travail : Risques liés à l’accueil et à la présence de hautes personnalités