Assistant de section Alimentation et Santé (Section 3) (H/F)

Ac/Cgaaer; Paris; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Accessibilité handicap

Job summary

Ac/Cgaaer, Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Souveraineté Alimentaire, recherche une assistante expérimentée pour soutenir le président de la section Alimentation et Santé (Section 3) et réaliser diverses tâches de secrétariat.

Vous assurez l’agenda, coordonnez les rendez-vous, préparez les éléments de suivi et organisez les informations, en assurant la liaison avec les membres et les services internes.

Qualifications

• Compétences d’une assistante expérimentée,
• Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques,
• Rédaction éventuelle de courriers et documents.

Responsibilities

• Tenue de l’agenda du président, prise de rendez-vous, accueil et filtrage des appels
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs)
• Veille documentaire de premier niveau, diffusion aux membres
• Supervision et correction de forme des rapports et des lettres, gestion documentaire
• Préparer et organiser la logistique des réunions et événements professionnels
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants
• Gestion des fournitures et suivi du courrier
• Suppléance entre assistants de section

Skills

Assistante expérimentée

Maîtrise suite bureautique

Rédaction de documents

Tools

Microsoft Office

Job description

Assurer les fonctions d'assistant(e) du président de la section Alimentation et Santé (Section 3) ainsi que d'autres tâches de secrétariat et de gestion pour les membres de la section.

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents produits par les membres ou par des services extérieurs à la section) à partir des consignes de son président de section.

DESCRIPTION DES MISSIONS:

• Tenue de l’agenda du président de section, prise de rendez-vous, accueillir physiquement les rendez-vous, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, de suivi des missions, indicateurs…)
• Veille documentaire de 1er niveau, envoi d’informations aux membres de la section
• Supervision et corrections de forme des rapports et des lettres de transmission, gestion documentaire des rapports et lettres (impression, numérisation, transmission au bureau des missions, demande des tirages papier des rapports, diffusion, suivi des parapheurs)
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, réunions de section, réunions de collège, déplacement du président, conférences téléphoniques…): Calendrier, ordre du jour, réservation de la salle, invitation, préparation des dossiers et documents, préparation des compte rendu ou classement des présentations
• Organiser le tri et l’archivage (numérique et/ou papier) des documents importants pour la vie de la section et l’information du président et la mise à disposition des membres.
• Gestion de fournitures,
• Suivi du courrier, classement, archivage,
• Suppléance entre assistant(e) s de section

CHAMP RELATIONNEL:

• Au sein du CGAAER: la secrétaire générale, le président et les membres de la section, le réseau des assistant(e) s du conseil général.
• Au sein du ministère: l’ensemble des directions et du secrétariat général, le Cabinet du ministre
• Hors ministères: les autres conseils généraux et inspections générales notamment

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS:

• Compétences d’une assistante expérimentée,
• Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques,
• Rédaction éventuelle de courriers et documents.

SAVOIR-FAIRE:

• Discrétion et confidentialité,
• Sens de l’organisation,
• Esprit d’initiative,
• Rigueur,
• Disponibilité.

Présentation de Ac/Cgaaer

Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Souveraineté Alimentaire

Conseil général de l'alimentation, de l'agriculture et des espaces ruraux (CGAAER)

251 Rue de Vaugirard

75015 PARIS

N°ODISSEE: A5CGA00131

Descriptif du service

Le CGAAER est présidé par la ministre de l'agriculture, de l’'agroalimentaire et de la souveraineté alimentaire et dirigé par une vice-présidente. Il a pour mission d'assister la ministre dans l'exercice de ses attributions en participant à la conception, au suivi et à l'évaluation des politiques publiques qui concernent son champ de compétence. Il est organisé en sections.