Assistant d'un Conseiller du Ministre (H/F)

Ac/Cab; Paris; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ac/Cab recherche une assistante/assistant technique au sein du bureau du cabinet du ministre. Vous vous occuperez de l’agenda, du filtrage des communications et de l’organisation logistique des RDV et des réunions, tout en assurant des notes et documents confidentiels.

Vous travaillerez à proximité du Conseiller Technique, en assurant discrétion, organisation et réactivité dans les échanges et le suivi des dossiers.

Qualifications

• Mettre en forme un document.
• Archiver des informations et documents.
• Diffuser une information ou publication.
• Organiser une réunion.
• Prioriser les tâches.
• Travailler en équipe.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et assurer les prises de RDV.
• Réceptionner et filtrer les communications.
• Prendre en charge l’organisation logistique des RDV ou réunions.
• Organiser et coordonner la transmission d’informations confidentielles.
• Rédiger et diffuser des notes et documents confidentiels.
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller.

Skills

Discrétion

Organisation

Réactivité

Aisance relationnelle

Esprit d'équipe

Capacité à communiquer

Adaptabilité

Sens du service public

Job description

Au sein d’une équipe de 2 assistantes, la titulaire du poste aura comme objectif d’assister le Conseiller Technique dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

DESCRIPTION DES MISSIONS

• Gérer l’agenda et assurer les prises de RDV
• Réceptionner et filtrer ses communications
• Prendre en charge l’ensemble des aspects logistiques dans l’organisation de RDV ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)
• Organiser et coordonner la transmission d’informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d’activité
• Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi
• Assister à des réunions afin de rédiger le compte-rendu avant diffusion si besoin
• Suivre en temps réel et gérer, dans l’applicatif SCRIBE les projets de réponse aux courriers, des textes, des Q.E et prendre en charge de la procédure de visas des projets de réponse du Conseiller et répartir dans les autres services les courriers
• Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller

CHAMP RELATIONNEL

L’ensemble du cabinet du ministre, le bureau du cabinet, les directions d’administration centrale, les services déconcentrés de l’Etat, les autres ministères, les organisations professionnelles agricoles, les acteurs et entreprises des filières agricoles, les chambres consulaires et le corps diplomatique.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS

• Mettre en forme un document
• Archiver
• Diffuser une information, une publication
• Organiser une réunion
• Prioriser
• Travailler en équipe

SAVOIR-FAIRE

• Très grande discrétion et confidentialité absolue
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Aisance relationnelle
• Avoir l'esprit d'équipe
• Capacité à communiquer
• Faculté d'adaptation
• Sens du service public

Présentation de Ac/Cab

Se référer à la fiche de poste jointe.

Descriptif du service

Le bureau du cabinet est une structure de l’administration centrale rattachée directement au ministre. Il est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du cabinet du ministre et des équipes qui travaillent à son service. Il appuie et assure le fonctionnement du cabinet dans toutes ses dimensions. Il est composé de près de 90 agents, répartis au sein de 4 secteurs placés sous la responsabilité de cadres.