Assistant de Gestion Back Office H/F

CBRE; Paris; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

CBRE PROMA SERVICES, entité de CBRE Property Management France, recherche une Assistante de Gestion Back Office pour soutenir les activités administratives, contractuelles et financières.

Vous collaborez avec les équipes techniques et les fournisseurs, préparez les réunions, rédigez les comptes rendus, suivez les factures et les budgets, et contribuez aux redditions de charges. Une connaissance de Yardi est un plus.

Qualifications

• De formation administrative, gestion ou immobilier, vous disposez d'une première expérience en Back Office, gestion administrative, facturation ou gestion fournisseurs, idéalement dans l'immobilier ou la maintenance.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation, votre maîtrise des outils bureautiques (Excel, reporting) et votre sens du service et capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Gestion administrative & organisationnelle: organisation et planification des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus, mise à jour des documents techniques et administratifs des dossiers.
• Gestion de la facturation & suivi financier: suivi des factures fournisseurs et prestataires, gestion des dépenses et commandes, contrôle et transmission des factures, participation au budget et aux redditions de charges.
• Gestion fournisseurs & contrats: suivi et relation avec les prestataires, création et mise à jour des contrats; suivi dans l'outil Yardi et contrôle du respect des obligations contractuelles.
• Support à la gestion technique: suivi administratif des dossiers techniques, mise à jour et alimentation des tableaux de bord KPI et reportings.

Skills

Rigueur

Organisation

Sens du service

Travail en équipe

Education

Formation administrative / immobilier

Tools

Excel

Reporting

Job description

CBRE PROMA SERVICES est une entité de CBRE Property Management France. Cette entité est composée de 50 personnes avec les spécialités suivantes :

• Gestion Locative
• Gestion Technique
• Gestion Comptable
• Juridique
• Contrôle de Gestion
• Gestion de projets

Rattaché(e) à l'équipe de gestion technique, l'Assistante de Gestion Back Office aura un rôle clé de soutien Back Office, garantissant la fiabilité administrative, contractuelle et financière des activités.

Vos principales missions :

Gestion administrative & organisationnelle

• Organisation et planification des réunions avec les prestataires, propriétaires ou équipes internes.
• Rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Mise à jour des documents techniques et administratifs des dossiers (contrats, autorisations, reporting, tableaux de suivi).

Gestion de la facturation & suivi financier

• Suivi des factures fournisseurs et prestataires.
• Gestion des dépenses, commandes, bons de commande et engagements.
• Contrôle, validation et transmission des factures aux services comptables.
• Participation à l'établissement des budgets et des forecasts annuels.
• Réalisation des redditions de charges pour les propriétaires.

Gestion fournisseurs & contrats

• Suivi et relation quotidienne avec les prestataires techniques et fournisseurs.
• Création, renouvellement et mise à jour des contrats fournisseurs.
• Mise en place et suivi des contrats dans l'outil Yardi (contrats, ordres de service, factures, etc.).
• Contrôle du respect des obligations contractuelles et des niveaux de service.

Support à la gestion technique

• Suivi administratif des dossiers techniques (maintenance, travaux, interventions).
• Mise à jour et alimentation des tableaux de bord, KPI et reportings.
• Appui aux gestionnaires techniques dans la préparation des plans pluriannuels ou dossiers de travaux.

PROFIL RECHERCHÉ

De formation administrative, gestion ou immobilier, vous disposez d'une première expérience en Back Office, gestion administrative, facturation ou gestion fournisseurs, idéalement dans l'immobilier ou la maintenance. Vous êtes reconnu(e) pour :

• votre rigueur
• votre organisation
• votre maîtrise des outils bureautiques (Excel, reporting)
• votre sens du service et votre capacité à travailler en équipe

Une connaissance de Yardi (Logiciel de Gestion) est un plus.