Assistant(e) de gestion immobilier (H/F)

Groupe Pierre & Vacances - Center Parcs; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Groupe Pierre & Vacances - Center Parcs recherche un assistant de gestion expérimenté pour assurer le secrétariat du Conseil de Surveillance et des Assemblées Générales. Vous gérerez le planning, les appels, les courriers et les réservations de salles.

Vous établirez et enverrez les convocations, participerez aux assemblées et saisirez les votes, organiserez les émargements et rédigerez les comptes rendus, tout en respectant les délais légaux et en assurant un bon relationnel et une maîtrise

Qualifications

• Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire, de préférence en gestion de copropriété.

Responsabilités

• Secrétariat et assistance des gestionnaires.
• Gestion et suivi rigoureux du planning.
• Traitement des appels téléphoniques, courriels et courriers.
• Gestion opérationnelle des réservations de salles.
• Établissement et envoi des convocations et avis de réunions.
• Participation aux assemblées et saisie des votes.
• Organisation des émargements lors des assemblées.
• Diffusion des comptes rendus et procès-verbaux.
• Respect des délais légaux.
• Suivi des facturations liées à l’organisation des réunions.
• Constitution, classement et archivage des dossiers.
• Interface avec services internes et prestataires externes.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Sens des priorités

Bon relationnel

Rédactionnel

Outils

Outlook

Word

Excel

Description du poste

Vos principales missions seront :

• Secrétariat et assistance des gestionnaires,
• Gestion et suivi rigoureux du planning,
• Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants,
• Gestion opérationnelles des réservations de salles,
• Etablissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales,
• Participation aux assemblées (en journée) : Saisies des votes par correspondance,
• Organisation et gestion des opérations d’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
• Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux),
• Respect des délais légaux,
• Suivi des facturations attachées à l’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
• Constitution, classement et archivage dossiers,
• Interface avec services internes transverses (registre, comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestataires externes

Dans le cadre de ces missions, vous devrez faire preuve d’une grande rigueur, d’organisation, avoir le sens des priorités, un bon relationnel, un bon rédactionnel et être à l’aise avec les outils informatiques (Outlook, Word et Excel principalement).

Nous recherchons un profil avec une expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire, de préférence en gestion de copropriété.