Assistant de Gestion Back Office H/F

CBRE; Paris; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

CBRE PROMA SERVICES est une entité du groupe CBRE spécialisée en gestion technique et back office à Paris. Le poste d’Assistant de Gestion Back Office assure le soutien administratif, contractuel et financier des activités et garantit leur fiabilité.

Vous travaillez sous l’équipe technique et participez à la tenue des documents et au reporting. Ce rôle exige une organisation rigoureuse, des capacités de coordination et une appétence pour les outils de gestion.

Responsibilities

• Organisation et planification des réunions avec les prestataires, propriétaires ou équipes internes.
• Rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Mise à jour des documents techniques et administratifs des dossiers (contrats, autorisations, reporting, tableaux de suivi).
• Suivi des factures fournisseurs et prestataires.
• Gestion des dépenses, commandes, bons de commande et engagements.
• Contrôle, validation et transmission des factures aux services comptables.
• Participation à l’établissement des budgets et des forecasts annuels.
• Réalisation des redditions de charges pour les propriétaires.
• Suivi et relation quotidienne avec les prestataires techniques et fournisseurs.
• Création, renouvellement et mise à jour des contrats fournisseurs.
• Mise en place et suivi des contrats dans l’outil Yardi (contrats, ordres de service, factures, etc.).
• Contrôle du respect des obligations contractuelles et des niveaux de service.
• Suivi administratif des dossiers techniques (maintenance, travaux, interventions).
• Mise à jour et alimentation des tableaux de bord, KPI et reportings.
• Appui aux gestionnaires techniques dans la préparation des plans pluriannuels ou dossiers de travaux.

Job description

CBRE PROMA SERVICES est une entité de CBRE Property Management France. Cette entité est composée de 50 personnes avec les spécialités suivantes :

• Gestion Locative
• Gestion Technique
• Gestion Comptable
• Juridique
• Contrôle de Gestion
• Gestion de projets

Rattaché(e) à l’équipe de gestion technique, l’Assistant de Gestion H/F aura un rôle clé de soutien Back Office, garantissant la fiabilité administrative, contractuelle et financière des activités.

Vos principales missions :

Gestion administrative & organisationnelle

• Organisation et planification des réunions avec les prestataires, propriétaires ou équipes internes.
• Rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Mise à jour des documents techniques et administratifs des dossiers (contrats, autorisations, reporting, tableaux de suivi).

Gestion de la facturation & suivi financier

• Suivi des factures fournisseurs et prestataires.
• Gestion des dépenses, commandes, bons de commande et engagements.
• Contrôle, validation et transmission des factures aux services comptables.
• Participation à l’établissement des budgets et des forecasts annuels.
• Réalisation des redditions de charges pour les propriétaires.

Gestion fournisseurs & contrats

• Suivi et relation quotidienne avec les prestataires techniques et fournisseurs.
• Création, renouvellement et mise à jour des contrats fournisseurs.
• Mise en place et suivi des contrats dans l’outil Yardi (contrats, ordres de service, factures, etc.).
• Contrôle du respect des obligations contractuelles et des niveaux de service.

Support à la gestion technique

• Suivi administratif des dossiers techniques (maintenance, travaux, interventions).
• Mise à jour et alimentation des tableaux de bord, KPI et reportings.
• Appui aux gestionnaires techniques dans la préparation des plans pluriannuels ou dossiers de travaux.