Assistant de formation (H/F)

INSTITUT DE FORMATION D'ANIMATION ET DE; Élancourt; Sur place; EUR 251 000 - 340 000; Plein temps

Résumé du poste

Institut de Formation, d'Animation et de Conseil recherche un(e) Assistant(e) de formation en CDI pour accompagner les services formation et soutien administratif. Vous assurez l'accueil, la gestion des documents et l'organisation des dossiers d'admission, tout en soutenant les activités pédagogiques et les échanges avec les partenaires.

Le poste implique le suivi des activités administratives, la préparation des dossiers et la contribution à la qualité des processus et de la communication

Qualifications

• Gestion administrative courante et accueil des interlocuteurs
• Saisir et mettre à jour les données dans YPAREO
• Constituer et suivre les dossiers d'admission et préparer les dossiers administratifs

Responsabilités

• Organiser les sessions de formation et les inscriptions
• Réaliser les tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires
• Veiller au respect des procédures liées à la démarche qualité et à la communication interne et externe
• Gérer la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations)

Connaissances

Conception supports suivis et gestion

Réaliser déclarations réglementaires

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat - BTS ou DUT

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat - BAC PRO

Outils

YPAREO

Description du poste

Offre n° 210GBCQ
Assistant de formation (H/F)

Sous l'autorité du Directeur de la formation professionnelle et la responsabilité du Responsable de formation, l'assistant(e) de formation travaille en collaboration avec les fonctions supports du centre de formation.Elle/il assure un soutien administratif aux collaborateurs, facilite la réalisation des missions pédagogiques, et garantit la qualité des relations avec les parties prenantes internes et externes.Elle/il contribue activement au bon fonctionnement quotidien du centre, dans le respect des procédures Qualité.Activités principalesGestion administrative courante- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter.- Organiser le classement et l'archivage administratif.- Mettre à disposition les documents administratifs nécessaires aux équipes.- Gérer le courrier (physique et électronique) : rédaction, mise en forme, enregistrement, distribution.- Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers d'admission, saisir et mettre à jour les données dans YPAREO.- Préparer les dossiers administratifs, concevoir des supports visuels, rédiger les comptes rendus.- Réaliser des tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires.- Participer à la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations...).- Veiller à l'application des procédures liées à la démarche qualité (mise à jour du site internet...)Soutien administratif aux formations- Gérer les inscriptions et convocations aux examens, en respectant les échéances réglementaires.- Participer à la communication interne et externe (affichage, diffusion de courriels, mise à jour d'informations, site internet).Suivi de l'activité- Organiser les sessions de formation.- Suivre les dossiers avec les partenaires institutionnels et financeurs (ministères, collectivités, OPCO.).Communication- Assurer les échanges avec les formateurs, stagiaires, partenaires institutionnels et professionnels.- Veiller à la qualité et à la fiabilité des documents produits (courriers, devis, convocations.).- Archiver les documents conformément au plan de classement YPAREO- Tenir à jour les documents internes liés à ses fonctions.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2208.33 Euros

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat- BTS ou DUT
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat- BAC PRO

Compétences

• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

L'Institut de Formation, d'Animation et de Conseil est une association nationale à but non-lucratif, à vocation éducative, sociale et territoriale. L'Ifac se situe parmi les acteurs majeurs de l'éducation populaire, avec une vision pratique dans la réponse aux besoins des personnes, de la petite enfance au troisième âge. Son réseau national agit, avec ses adhérents et ses usagers, dans les champs de l'animation socioculturelle, de l'enfance, de la jeunesse,...