ASSISTANT DE DIRECTION SENIOR H/F

Ergalis; Montrouge; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de services en banque-assurance recherche un Assistant de Direction Senior à Montrouge. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation de réunions et de la gestion des déplacements professionnels. Une expérience en secrétariat multi-managers est impérative, ainsi qu'une maîtrise d'Outlook et de la suite Office. Le poste nécessite des qualités relationnelles et une approche proactive.

Qualifications

• Expérience de 6 ans en secrétariat multi-managers et multi-équipes.
• Discrétion et respect de la confidentialité exigés.
• Excellentes qualités relationnelles et aisance au téléphone.

Responsabilités

• Gestion des agendas : organisation et réaménagement des rendez-vous.
• Préparation de réunions, visioconférences, conférences téléphoniques.
• Organisation des déplacements professionnels et gestion des notes de frais.

Connaissances

Maîtrise d'Outlook

Suite Office (Word, Excel, PowerPoint)

Teams

WebEx ou outils similaires

Formation

Bac minimum, formation en secrétariat ou assistanat

Description du poste

Description

Ergalis Banque, filiale spécialisée du Groupe Actual, recrute pour le compte de l'un de ses clients, acteur reconnu dans le secteur de la Banque-Assurance, Assistant de Direction Senior H / F en CDI.

Pour intégrer le département Corporate Banking IT, rattaché(e) au responsable du département. Vous serez en relation avec les managers opérationnels et interviendrez en soutien administratif pour une équipe dynamique et internationale.

Missions principales

• Gestion des agendas : organisation et réaménagement des rendez-vous
• Préparation et organisation de réunions, visioconférences, conférences téléphoniques
• Accueil des visiteurs, gestion des réservations de salles et auditoriums
• Suivi du processus d'intégration des nouveaux collaborateurs (OnBoarding)
• Saisie et gestion des demandes d'habilitation et de support informatique
• Création et mise à jour de documents internes : organigrammes, listes collaborateurs, plans des locaux, suivi télétravail et congés
• Organisation des déplacements professionnels et gestion des notes de frais
• Suivi et validation des factures du département
• Gestion des fournitures et optimisation de l'occupation des bureaux
• Suivi de la gestion des casiers sur les différents campus
• Intégration à la communauté des assistant(e)s IT et gestion des remplacements en cas d'absence

Profil candidat

Formation : Bac minimum, formation en secrétariat ou assistanat

Expérience : 6 à ans en secrétariat multi-managers et multi-équipes

Compétences techniques :

• Maîtrise d'Outlook, suite Office (Word, Excel, PowerPoint), Teams, WebEx ou outils similaires

Qualités personnelles

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Excellentes qualités relationnelles et aisance au téléphone
• Sens de l'organisation, méthode et esprit d'initiative
• Capacité d'anticipation et bon esprit d'équipe

Langues

• Français courant, anglais apprécié