Assistant de direction H/F

Harmonie Mutuelle; Paris; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Kalixia recherche un Assistant de direction (H/F) rattaché au pôle Direction pour assurer l’assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle de la direction, favoriser la coordination entre les services et garantir la confidentialité des dossiers traités.

Les locaux se trouvent à Paris (15e arrondissement). Le candidat gérera les agendas, le courrier, les réunions et les déplacements, tout en veillant au suivi des dossiers et du reporting.

Responsibilities

• Gérer les agendas des membres du Comité de Direction (CODIR) et filtrer les appels.
• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions.
• Organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, conférences).
• Veiller à la confidentialité des dossiers et à la circulation des informations.
• Gérer le courrier et préparer le suivi des dossiers.
• Préparer et suivre les notes de frais et le budget lié aux services supports.

Skills

Organisation administrative

Gestion des agendas

Rédaction de PV/CR

Gestion logistique des réunions

Tools

Suite bureautique

Job description

Créé par Malakoff Humaniset le Groupe VYV, Kalixia est la première plateforme française de soins, ennombre de bénéficiaires (15 millions), en optique, contactologie digitale,audiologie, dentaire, ostéopathie et hôpital.

La plateforme compte plusde 6 400 centres d’optique-lunetterie partenaires, 4 200 centresd’audioprothèse, 7 600 chirurgiens-dentistes en omnipratique, implantologie,parodontologie et orthodontie, et 500 ostéopathes. Ces partenariats permettentaux assurés d’accéder à des soins et des équipements de qualité à des tarifsmaîtrisés, et sans avance de frais (en optique, audiologie et dentaire). Pourrépondre aux besoins et préoccupations actuels des Français en termes de santé,deux nouveaux services ont récemment été lancés par Kalixia : Kalixia Contacto2.0 et Kalixia Hospit.

Le poste :

En tant qu'assistant de direction (H/F) rattachée au pôle Direction, vousassurez l’assistance administrative,organisationnelle et opérationnelle de la direction. Vous facilitez lacoordination entre les services, veillez à la bonne circulation des informationset à la confidentialité des dossiers traités.

Nos locaux sontsitués à Paris (15ème arrondissement).

Vos missions principales :

• Gestion des agendas
  • Gérerl’emploi du temps quotidien des membres du Comité de Direction (CODIR) (prisede RDV, congés…).
  • Réceptionneret filtrer les appels téléphoniques.
  • Accueillirphysiquement les rendez-vous.
  • Prépareret organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels,conférences téléphoniques…).
  • Prépareret contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Direction(documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour lesréunions…).
  • Assureren amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion documentaire
  • Réceptionneret trier le courrier pour ne présenter à la Direction que les informationsessentielles.
  • Assisteraux réunions et en rédiger les comptes-rendus.
  • Organiserle tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer etmettre à jour l’information).
  • Géreret actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Rassembleret mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs,reporting…).
  • Gérerles notes de frais.
• Gestion des moyensgénéraux
  • Réaliserdes commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier laconformité des livraisons.
  • Veillerà la bonne tenue des locaux.
  • Accompagnerla direction dans le projet de déménagement.
• Gestion des instances
  • Planifierles Assemblées Générales (AG), Conseils d’Administration (CA), Bureaux, ComitésStratégiques (COSTRAT), CODIR et Comités Projets (COPROJ).
  • Rédigerles convocations aux instances et les adresser aux personnes concernées.
  • Rédigerles procès-verbaux (PV) et les Comptes-Rendus (CR) des instances et lesadresser aux personnes concernées.
  • Assurerles démarches nécessaires auprès des administrations publiques.
• Suivi budgétaire
  • Centraliserles devis et factures.
  • Lessaisir dans les outils ad hoc.
  • Lescirculariser auprès des membres du CODIR, pour validation.