Assistant de direction (H/F)

GROUPE NADIA; Mions; Sur place; Confidentiel; Plein temps

Résumé du poste

Groupe Arcadias, basé à Mions (69780), recrute un assistant de direction (H/F) pour accompagner la direction et piloter opérationnellement le site. Vous assurez l’accueil, la logistique et la communication interne/externe, et participez à la gestion des achats, sous-traitance et facturation.

Ce poste polyvalent nécessite discrétion, organisation et aptitude à coordonner les équipes et les projets transverses. Poste en présentiel à Mions.

Responsabilités

• Gestion administrative et logistique du site (accueil, services généraux, fournitures, prestataires).
• Gestion des courriers, e-mails et appels (réception, filtrage, priorisation).
• Communication interne/externe liée à la direction (notes, présentations, rapports).
• Gestion des appels d’offres (suivi, transmission au service commercial, dossier administratif).
• Réception et classement des commandes d’achat et factures fournisseurs (scan).
• Gestion des contrats de sous-traitance liés à l’activité travaux.
• Gestion des fiches de retour chantiers dans l’ERP et suivi DICT.
• Envoi des situations de chantier et relances clients.
• Facturation clients et dépôt des factures sur plateformes dédiées.
• Suivi des encours des montants des contrats de sous-traitance et relances clients.
• Assistance à la direction du site: agenda, réunions, comptes rendus, déplacements.
• Veiller à la circulation de l’information entre les services.
• Organisation d’événements ponctuels (repas, séminaires).
• Relais RH et suivi administratif RH: interlocuteur RH de proximité, absences, contrats, visites médicales, mutuelle.

Connaissances

Discrétion

Confidentialité

Bureautique

Outils de communication

ERP

Initiative et organisation

Gestion des priorités

Aisance relationnelle

Synthétiser l’information

Proposer des idées

Outils

ERP

Description du poste

Le Groupe Arcadias, basé à Mions (69780), conçoit, fabrique et installe des équipements de signalisation routière et autoroutière, des remorques spécifiques et du mobilier urbain. Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons un assistant de direction (H/F)

Vos missions

Assistance à la Direction – Support au Pilotage Opérationnel de l’Entreprise :

• Assurer la gestion administrative et logistique du site (accueil, services généraux, fournitures, prestataires).
• Gestion des courriers, e-mails et appels (réception, filtrage, priorisation et orientation).
• Assurer la communication interne/externe liée à la direction (notes d'information, présentation, rapports)
• Gestion des appels d’offres (suivi journalier, détection, transmission au service commercial, préparation dossier administratif et dépose sur plateforme)
• Réception informatique des commandes d’achat, saisie des factures fournisseurs, scan et classement.
• Gestion des contrats de sous-traitance liés à l’activités travaux.
• Gestion des commandes liées au service Travaux (enregistrement des fiches de retour chantiers dans l’ERP, analyse de 1er niveau des informations et corrections). Gestion des dossiers DICT
• Envois des situations de chantier aux clients et relance.
• Facturation clients avec déposes des factures sur plateformes dédiées.
• Suivi des encours des montants des contrats de sous-traitance.
• Suivi des relances clients.
• Assister la direction de site dans la gestion quotidienne : organisation des agendas, préparation des réunions, rédaction de comptes rendus, gestion des déplacements.
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre les services.
• Piloter l’organisation d’évènements ponctuels (repas d’entreprise, séminaires, moments conviviaux, etc..)

Relais RH – Suivi Administratif RH :

• Être l’interlocuteur(trice) RH de proximité pour les collaborateurs du siège Nadia Industries : réponses de 1er niveau, gestion des absences, accompagnement RH courant.
• Gérer l'administration du personnel : préparation des éléments de contrats ou convention (embauche, alternance, stage), suivi des visites médicales, dossiers salariés, mutuelle/prévoyance, attestations diverses…
• Préparations des éléments variables de paie : absences, frais, acomptes, heures supplémentaires, arrêt maladie, …
• Suivi du personnel (registre entrées / sorties).
• Suivi du personnel intérimaire (relevés d’heures, suivi des contrats, facturation).
• Suivre les obligations légales et les échéances RH (entretiens professionnels, bilans, habilitations du personnel, etc.).
• Mettre en place et suivre les parcours d’intégration des nouveaux entrants.

Missions secondaires :

• Support sur missions ADV en cas de besoin.
• Identifier les besoins en formation, rechercher des prestataires et assurer le suivi administratif et opérationnel du plan développement des compétences.
• Accompagner les managers dans leurs missions RH : supports d’entretiens, tableaux de bord
• Participer à des projets transverses, tels que : QVT, RSE, marque employeur

Vos compétences

COMPETENCES TECHNIQUES, RELATIONNELLES ET SAVOIR-ETRE

• Discrétion et confidentialité
• Maîtriser les outils bureautiques et de communication
• Maîtriser l’outil ERP
• Sens de l’initiative, de l’organisation, bonne gestion des priorités
• Aisance relationnelle
• Synthétiser et transmettre l’information
• Être force de proposition