ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Lettre Du Cadre; Meaux; Hybride; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Lettre Du Cadre à Meaux recherche un Assistant de Direction – Direction Générale (H/F). Sous la responsabilité du Directeur Général, vous soutenez l’organisation matérielle et logistique et assurez la continuité du traitement des dossiers.

Membre du pôle assistantes, vous coordonnez les échanges entre le DGS, les DGA, les directeurs et les élus, préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus et suivez les procédures.

Responsabilités

• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale, ainsi que la gestion, la planification et l’organisation de l’agenda du DGS.
• Vous assurez également l’interface entre le DGS, les DGA, les directeurs de service, le cabinet du Maire, les élus et les différents partenaires internes et externes, afin de garantir une circulation fluide de l’information, une bonne coordination entre les interlocuteurs et un suivi efficace des dossiers.
• Vous élaborez les ordres du jour et préparez les dossiers nécessaires aux instances et réunions, tout en organisant leur logistique et en assurant la coordination avec les directions concernées.
• Vous assurez le suivi, la transmission et le classement des notes, la rédaction des comptes rendus ainsi que la mise à jour des outils de suivi.
• Vous gérez l’administration et les finances de la Direction Générale : régie d’avance, bons de commande, factures et suivi budgétaire. Vous contrôlez les parapheurs et les documents, veillez au respect des procédures et des délais, et assurez le classement, l’archivage et la gestion documentaire.
• Vous participez au fonctionnement quotidien de la Direction Générale en favorisant la circulation et le partage des informations, notamment à travers la gestion des agendas partagés et des boîtes mail fonctionnelles.
• Vous contribuez à la continuité du service en assurant le remplacement des assistantes de la Direction Générale lors de leurs absences.

Description du poste

ASSISTANT DE DIRECTION – DIRECTION GENERALE (H/F)

GRADE : Filière administrative – Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux ou des rédacteurs territoriaux

Catégorie C ou B

Rattaché à la Direction Générale des Services, sous la responsabilité du Directeur Général, vous assistez ce dernier dans l’organisation matérielle et logistique de son activité au quotidien. Membre à part entière du pôle des assistantes de Direction Générale, vous contribuez à la coordination des missions et à la continuité du traitement des dossiers. Par votre collaboration quotidienne avec l ’ensemble de l’équipe, vous participez activement au bon fonctionnement du pôle et à la qualité du soutien apporté à la Direction Générale.

Vos missions clés

ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES (DGS)

• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale, ainsi que la gestion, la planification et l’organisation de l’agenda du DGS.
• Vous assurez également l’interface entre le DGS, les DGA, les directeurs de service, le cabinet du Maire, les élus et les différents partenaires internes et externes, afin de garantir une circulation fluide de l’information, une bonne coordination entre les interlocuteurs et un suivi efficace des dossiers.

GESTION ADMINISTRAIVE ET FINANCIERE

• Vous élaborez les ordres du jour et préparez les dossiers nécessaires aux instances et réunions, tout en organisant leur logistique et en assurant la coordination avec les directions concernées.
• Vous assurez le suivi, la transmission et le classement des notes, la rédaction des comptes rendus ainsi que la mise à jour des outils de suivi.
• Vous gérez l’administration et les finances de la Direction Générale : régie d’avance, bons de commande, factures et suivi budgétaire. Vous contrôlez les parapheurs et les documents, veillez au respect des procédures et des délais, et assurez le classement, l’archivage et la gestion documentaire.

TRANSVERSALITE AU SEIN DE LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES

• Vous participez au fonctionnement quotidien de la Direction Générale en favorisant la circulation et le partage des informations, notamment à travers la gestion des agendas partagés et des boîtes mail fonctionnelles.
• Vous contribuez à la continuité du service en assurant le remplacement des assistantes de la Direction Générale lors de leurs absences.

Toute autre mission ou activité nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services et, plus largement, de la collectivité.