Assistant de Direction Générale (H/F)

Bassin de Pompey; Nancy; Sur place; EUR 38 000 - 54 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

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Résumé du poste

Bassin de Pompey recherche un(e) professionnel(le) pour assurer le secrétariat de direction et soutenir la gouvernance des instances, des filiales et des sociétés associées.

Vous assurerez le secrétariat des assemblées, gérerez les agendas des dirigeants et encadrerez l’unité assistants. Vous veillez au respect des cadres légaux et vous participez à l’amélioration des processus internes.

Qualifications

• Assurer le secrétariat de la direction générale et des finances et des moyens généraux.
• Gérer les agendas et les déplacements des dirigeants.
• Rédiger procès-verbaux et comptes rendus des réunions.
• Conduire le management des assistants et coordonner les équipes.
• Veiller au respect du cadre légal et réglementaire.

Responsabilités

• Assiste la direction générale et la direction des finances et des moyens généraux dans les tâches dévolues et assure le secrétariat de direction.
• Assure le secrétariat des Président‑es des instances de gouvernance et des conseils d’administration et des sociétés associées.
• Assure le secrétariat des assemblées des instances de gouvernance de l'entreprise, de ses filiales et des sociétés pour lesquelles elle intervient.
• Assure l'encadrement de l'unité assistants‑es de l'entreprise.
• Assure le secrétariat et la gestion des agendas des dirigeants et organise leurs déplacements.
• Organise les réunions internes et externes pour la direction générale et la direction des finances et des moyens généraux.
• Assure le secrétariat permanent du comité de direction.
• Rédige les procès‑verbaux, délibérations et comptes‑rendus des différentes instances.
• Met à jour les registres légaux et réglementaires et assure les relations avec les services de contrôle de légalité.
• Met à jour le tableau des mandats sociaux et réalise les formalités juridiques requises.
• Contribue à la définition de la politique salariale et à la définition des objectifs d’intéressement.
• Participe à la démarche Qualité et à des groupes de travail pour améliorer l’organisation interne.

Description du poste

MISSIONS/OBJECTIFS

• Assiste la direction générale et la direction des finances et des moyens généraux pour l'ensemble des tâches et missions qui leur sont dévolues et en assure le secrétariat de direction
• Assure le secrétariat des Président‑es des instances de gouvernance de la société, de ses filiales et des sociétés dont elle assure l'administration et la gestion
• Assure le secrétariat des assemblées des instances de gouvernance de l'entreprise, de ses filiales et des entreprises dont elle assure l'administration et la gestion
• Assure l'encadrement de l'unité assistant‑es de l'entreprise

SECRETARIAT DE DIRECTION

• Assure le secrétariat et la gestion des agendas : directeur‑rice général‑e, direction des finances et des moyens généraux et élus et organise leurs déplacements
• Assure le suivi des signatures pour la direction générale et la direction des finances et des moyens généraux et les Président‑es directeur‑rices généraux/générales
• Organise les réunions internes ou avec des intervenant‑es extérieur‑es pour la direction générale et la direction des finances et des moyens généraux
• Assure le secrétariat permanent du comité de direction

SECRETARIAT DES ASSEMBLEES

• Organise et participe aux réunions des instances de gouvernance de la société, de ses filiales et des sociétés pour lesquelles elle intervient
• Rédige les procès‑verbaux, délibérations et comptes‑rendus de ces différentes instances
• Met à jour les différents registres légaux et réglementaires, et assure les relations avec les services en charge du contrôle de légalité des actes
• Met à jour le tableau des mandats sociaux
• Réalise les formalités juridiques requises par les cadres statutaires, conventionnels et la législation en vigueur afin de garantir le fonctionnement de la société, de ses filiales et des sociétés pour lesquelles elle intervient, dans le respect des règles de droit

MANAGEMENT / ENCADREMENT

• Exerce une autorité hiérarchique sur tous‑tes les assistant‑es et à ce titre : valide leurs demandes de congés et d'absences en accord avec les directeur‑rices opérationnel‑les concerné‑es, exerce les pouvoirs de sanction, et réalise notamment leurs entretiens professionnels individuels annuels.
• Membre du Comité de direction
• Assure l'animation et la communication de la communauté des assistant‑es et de l'agent‑e d'accueil
• Organise le pool des assistant‑es en réponse aux besoins de la société, de ses filiales et des sociétés pour lesquelles elle intervient
• Coordonne l'activité et assure la continuité du service des assistant‑es en cas d'absences ou de pic d'activité ponctuel notamment
• Identifie les besoins en formation des assistant‑es
• Contribue à la définition de la politique salariale annuelle et à la définition des objectifs d'intéressement de l'unité assistant‑es
• Participe à la démarche Qualité et à des groupes de travail en vue d’améliorer l'organisation interne et l'image de la société

Votre responsable hirérarchqiue est le directeur général H/F