Assistant-e de direction (H/F)

Région Nouvelle-Aquitaine; Bordeaux; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Nouvelle-Aquitaine recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assurer le bon fonctionnement administratif, organisationnel et transversal des établissements et services. Vous contribuerez à la gestion administrative, technique et comptable et assurerez le rôle de référence sur la gestion des ressources humaines.

Vous serez en appui à la direction, analysez les dossiers, rédigez des synthèses et préparez des données à destination des financeurs, tout en assurant l interface entre le

Qualifications

• Gestion administrative, technique et financière, incluant organisation, suivi et reporting.
• Appui à la direction et pilotage des démarches administratives liées aux établissements.
• Gestion des ressources humaines et éléments de paie; lien avec le service RH.

Responsabilités

• Gérer les boîtes mails génériques, réceptionner le courrier, organiser des réservations de salle et rédiger des documents.
• Réaliser/Suivre les commandes, suivre les contrats avec le service technique et contrôler les échéances.
• Analyser les dossiers, réaliser des synthèses et préparer des données à destination des financeurs.

Description du poste

Dans un rôle central d'appui à la direction, l'Assistant.e de direction contribue au bon fonctionnement administratif, organisationnel et transversal des établissements et services. L'Assistant.e de direction assure à ce titre : Une participation active à la gestion administrative, technique et comptable, Un appui à la direction des établissements et services, Un rôle de référence sur la gestion des ressources humaines.

Missions

1. Gestion administrative, technique et financière

• Administrative : gérer des boites mails génériques, réceptionner le courrier, organiser des réservations de salle, gestion documentaire, rédiger des documents (courriers, comptes-rendus, etc.), réaliser des tableaux de bord.
• Technique : réaliser/suivre les commandes, assurer le suivi administratif des contrats en lien avec le service technique, contrôler les échéances, suivre les dossiers d'exonération des taxes.
• Comptable : Tenir les caisses et assurer le suivi, collecter et transmettre les pièces comptables, ventiler les factures

2. Appui à la direction

• Analyser les dossiers et réaliser des synthèses,
• Participer à la rédaction de projets,
• Préparer et fiabiliser des données à destination des financeurs,
• Structurer et transmettre des informations en interne et externe,
• Assurer l'interface administrative entre siège social, établissements et partenaires,
• Veiller à la bonne diffusion des documents

3. Référence RH

• Administration des ressources humaines : participer au processus de recrutement, réaliser des tâches RH en lien avec l'embauche d'un nouveau salarié, gérer le cycle de vie du contrat de travail (médecine du travail, tenue du dossier), assurer la te-nue des tableaux d'affichage, maintenir un lien rapprocher avec le service RH, mise à jour des plannings.
• Eléments de paie : collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie selon le planning préétabli
• Fiabiliser les données de paie
• Plan de développement des compétences : participer à l'élaboration et au déploiement du PDC, adresser les demandes de prise en charge OPCO.