Assistant de Direction/ Gestion (H/F)

Groupe SEGULA Technologies SA; Chambéry; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

L'équipe Segula Technologies de Chambéry recherche un(e) assistant(e) de direction et de gestion pour soutenir le responsable de l'agence et assurer les activités administratives et financières quotidiennes.

Vous serez en charge de la facturation, de la rédaction de courriels administratifs, du suivi des plannings et des habilitations, ainsi que de l'organisation des réunions et des évènements internes pour les agences CHambéry et Fontaine.

Qualifications

• Expérience en facturation et gestion administrative.
• Bonnes aptitudes rédactionnelles et communicationnelles.
• Capacité à planifier et suivre les plannings d’équipe.

Responsabilités

• Facturation: validation d'heures portails clients, édition et prévision de facturation.
• Rédaction de mails administratifs et suivi des ordres de services.
• Suivi des collaborateurs: planification, feuilles d'heures, habilitations et formations.

Connaissances

Facturation

Rédaction

Planification & suivi planning

Gestion administrative

Suivi des collaborateurs

Organisation évènements

Description du poste

L'équipe Segula Technologies de Chambéry recherche un(e) assistant(e) de direction et de gestion pour compléter son équipe et appuyer de façon général le responsable de l'agence.

Vos missions sont les suivantes :

• Facturation : validation d'heures portails clients, extraction et prévision de facturation, réception des PV, édition de facturation, prévision de la production, remise arriéré au client.
• Rédaction de mails administratifs (échanges avec RH,...), suivi et mise à jour des ordres de services.
• Suivi des collaborateurs : renseignement du planning des équipes, vérification et validation des feuilles d'heures, habilitations / demande de formation jusqu'à l'édition des carnets d'habilitations.
• Participer aux réunions du management.
• Suivi et vérifications des EPI / visites réglementaires des EPI, suivi des commandes des EPI.
• Gestion de la flotte automobile (suivi des contrôles, mise à jour du fichier, envoi en révision, …)

Vie de l'agence :

• Gestion des 2 agences Chambéry et Fontaine : visites et contrôles réglementaires (ménage par exemple), badge, mise à jour du kit accueil
• Organisation des évènements : teambuildings Chambéry / Toulouse / Fontaine (2 fois par an pour chaque) + petits évènements mensuels sur Chambéry et Fontaine, création de visuels (invitations aux évènements,...)