Assistant de direction F/H

Universcience; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Universcience recherche un Assistant de direction F/H pour accompagner la Directrice et le Directeur adjoint à Paris. Vous assurez l’organisation, le secrétariat et le suivi RH, en garantissant la qualité des documents et la fluidité des actions.

Vous participerez à la coordination des réunions et à la valorisation des projets des équipes, avec une forte autonomie et un esprit d’équipe dans un établissement public.

Qualifications

• Bac+2/3 en assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience minimale de 3 ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur public/Administration.
• Maîtrise des procédures administratives en établissement public.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
• Sens du service, proactivité et organisation.

Responsabilités

• Secrétariat: accueil, gestion des appels, prise de rendez-vous et comptes rendus.
• Rédiger et mettre en forme courriers et documents administratifs.
• Suivi RH: effectifs, mouvements, formations et présences.
• Gestion logistique et informatique: matériel, badges, logiciels, commandes, fournitures.
• Préparer les informations pour le bilan annuel et coordonner les communications internes/externes.

Connaissances

Rédaction

Oral fluide

Bureautique

Teams/SharePoint

Organisation

Discrétion

Formation

Bac+2/3 assistanat de direction ou équivalent

Bac+5 et plus ou équivalents

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Assistant de direction F/H 75 - Paris 19e Arrondissement

Offre n° 6237003
Assistant de direction F/H

Au sein de la Direction des moyens techniques et de la sécurité, vous assistez la Directrice et le Directeur adjoint dans la gestion quotidienne de la direction et contribuez à fluidifier son organisation. Vous prenez en charge l'ensemble des missions administratives et de coordination nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Organisation, secrétariat, suivi RH et valorisation des projets : vous facilitez le quotidien de la direction tout en contribuant à donner de la visibilité aux projets et actions menés par les équipes.À ce titre, vos principales missions sont :Secrétariat :* accueil, filtrage des appels, transmission des messages ;* prise de rendez-vous, gestion des agendas de la directrice et du directeur adjoint ;* rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;* planifier, organiser et suivre les réunions : ordres du jour, préparation de documents de synthèse pour les prises de décision, diffusion des supports de réunion, gestion, organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions ;Gestion administrative :* assurer le suivi RH de la direction : effectifs, mouvements, demandes de remplacement, suivi des arbitrages, formations, présences, planification, . ;* assurer le suivi des échéances et alerter sur les actions à réaliser ;* administrer la base de données des contacts externe et annuaire ;* assurer le suivi logistique et informatique : matériels, badges d'accès, logiciels, commandes, fournitures, abonnements) ;* gérer l'archivage et le classement de l'ensemble des documents de travail de la direction ;* préparer les informations et documents pour l'établissement du bilan annuel de la direction ;Communication :* identifier les opérations conduites par la direction susceptibles d'être valorisés et recueillir les informations auprès des différents départements et services ;* coordonner toutes les communications internes et externes : rédiger des contenus et gérer la diffusion.Bac +2/3 en assistanat de direction ou équivalent.Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans le secteur BTP / immobilierBonne connaissance ou intérêt pour les missions de la DMTS.Excellentes qualités rédactionnelles et aisance à l'oral.Connaissance des procédures administratives en établissement public.Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Expérience avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint).Proactivité, organisation, rigueur, autonomie et gestion des priorités.Diplomatie, sens du service, excellent relationnel et capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs.Réactivité, adaptabilité, et capacité à appréhender des sujets variés.Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.Curiosité intellectuelle.Vous avez le sens de l'organisation, un excellent relationnel et aimez être au cœur de l'action ? Rejoignez notre équipe en tant qu'assistant-e de direction et contribuez au bon fonctionnement de la direction en assurant une coordination efficace et un appui administratif de qualité.

Type de contrat CDI
Contrat travail Salaire

• Salaire brut : Annuel de 30000.0 Euros à 35000.0 Euros

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+5 et plus ou équivalents

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Gestion des musées

Employeur

Universcience, qui regroupe, à Paris depuis janvier 2010, le Palais de la découverte et la Cité des sciences et de l'industrie, a pour ambition de faire connaître et aimer les sciences d'aujourd'hui ainsi que de promouvoir la culture scientifique et technique.

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