Assistant de direction F/H

La Gazette des Communes; Paris; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir l’EES et les services associatifs. Vous contribuerez à l’organisation de réunions, à la rédaction de comptes-rendus et à l’accueil des enseignants et étudiants.

Vous assurerez la gestion administrative des personnels et doctorants sur les plateformes OSE et SIFAC, tout en veillant au respect des procédures et du calendrier des activités.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, courriels) et des logiciels spécifiques OSE et SIFAC.
• Savoir gérer les priorités et les échéances.
• Grande rigueur et sens de l'organisation.
• Excellentes aptitudes relationnelles et sens du service.
• Capacités rédactionnelles solides.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une UFR.
• Connaissance de l'organisation générale d'un établissement universitaire.
• Connaissance des textes et réglementations relatifs aux enseignants statutaires.

Responsibilities

• Elaboration du calendrier des réunions et organisation des conseils.
• Rédaction de comptes-rendus en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises.
• Accueil des enseignants et étudiants (francophones et anglophones).
• Gestion administrative des enseignants statutaires et doctorants sur la plateforme OSE.
• Saisie des états de services et traitements des autorisations.
• Gestion du parapheur électronique et organisation des réunions internes et des événements.
• Organisation matérielle des réunions, comités de sélection et journées opérationnelles.

Skills

Maîtrise informatique

Organisation et autonomie

Rigueur

Aptitudes relationnelles

Rédaction

Connaissance UFR

Connaissance université

Textes réglementations

Tools

OSE

SIFAC

Job description

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

, Mission Principale

• Elaboration du calendrier des réunions à l'EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d'équipe
• Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises).
• Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
• Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
• Saisie des états de services
• Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
• Gestion du parapheur électronique
• Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l'EES (conseil d'ufr, réunion d'équipe etc)
• Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
• Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l'EES (en renfort, ponctuel)
• JPO
• Achat de fournitures
• Journée de l'EES
• Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
• Offre de formation : en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
• Contrôle de gestion : en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l'établissement (soutenabilité financière etc.)

Contraintes liées au travail : (horaires, déplacements, technicité...)

Ponctualité : horaires d'ouverture au public à respecter

Adaptation aux urgences de la direction de l'EES, Compétences requises ou souhaitées :

• Excellente maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique, etc) en particulier des logiciels OSE et SIFAC.
• Savoir gérer les priorités
• Grande rigueur
• Excellente capacité d'organisation et d'autonomie
• Excellentes aptitudes relationnelles (Sens du service et du contact, qualité d'écoute,)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une UFR
• Connaissance de l'organisation générale d'un établissement universitaire.
• Connaissance des textes et réglementations (textes relatifs aux enseignants statutaires)