Responsable administratif-ve d'institut interne

La Gazette des Communes; Paris; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un responsable administratif et financier pour assurer le bon fonctionnement de la composante et du laboratoire, en mobilisant les moyens humains et techniques de l’IDUP et du CRIDUP.

Vous piloterez les domaines RH, budget, scolarité et logistique, garantirez la conformité réglementaire et offrirez un conseil stratégique à la direction, en œuvrant avec la gouvernance et les partenaires institutionnels, afin de soutenir les projets de recherche et

Qualifications

• Connaissance de l’organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement administratif et piloter les questions financières, RH, scolarité et logistique.
• Veiller au bon déroulement des activités d'enseignement et de recherche et assurer un conseil technique et stratégique, en tant qu interlocuteur de proximité.
• Préparer le dialogue de gestion annuel et coordonner l organisation des élections du CA et de l’institut.
• Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d indicateurs de pilotage.
• Représentation de la composante auprès des instances centrales et coordination des réseaux internes.

Skills

Gestion RH

Pilotage budgétaire

Management

Conduite de projets

Dialogue social

Job description

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."
, Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l'ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l'IDUP et du CRIDUP.
Veiller au bon déroulement des activités d'enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d'interlocuteur de proximité.

• Management, animation et pilotage RH
• Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS
• Gestion RH des vacataires et des enseignants
• Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)
• Préparation des campagnes d'emplois pour l'institut et l'unité de recherche
• Veiller à l'entretien et l'aménagement des locaux
• Pilotage budgétaire et financier :
• Elaboration du budget
• Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)
• Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants
• Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs
• Répondre aux demandes d'audit et d'états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire
• Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche
• Pilotage de la scolarité et de l'offre de Formation
• Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation).
• Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité).
• Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.
• Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle
• Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice).
• Préparation du dialogue de gestion annuel
• Veiller à la bonne inscription des projets de l'institut et de l'unité de recherche dans la stratégie de l'université
• Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l'IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante
• Conception d'outils de gestion et reporting statistique et d'indicateurs de pilotage
• Communication et représentation :
• Stratégie de communication et articulation avec celle de l'université
• Représentation de la composante auprès des instances centrales
• Participation aux réseaux internes, 1. Connaissances (savoirs) :
• Organisation et enjeux de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages
• Compétences (savoir-faire) :

Coordonner et encadrer les missions d'une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d'une forte polyvalence et d'une implication opérationnelle : avoir la capacité d'intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d'accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service.

• Manager, mobiliser et animer une équipe
• Traduire une stratégie en plans d'actions
• Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage
• Mener un audit d'organisation et gérer le changement
• Gérer les situations sensibles et les conflits
• Savoir faire circuler l'information et rendre compte
• Concevoir et piloter un projet
• Qualités personnelles (savoir-être) :
• Sens du service public et de l'intérêt général
• Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)
• Rigueur, méthode, intégrité et discrétion
• Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives
• Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité
• Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers :

SIFAC, OSE, APOGEE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH), SHAREPOINT