Assistant de direction F/H

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un agent administratif pour soutenir l’École d’économie de la Sorbonne. Vous assurez l’accueil, la gestion documentaire et le suivi des dossiers enseignants et étudiants, en coordination avec les services concernés.

Vous organisez les réunions, suivez les plannings et garantissez la qualité administrative des activités quotidiennes, dans un cadre exigeant et collaboratif. Maîtrise informatique, autonomie et sens du service indispensables.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, courriers électroniques).
• Capacité à gérer les priorités et à travailler de façon autonome.
• Bonnes aptitudes rédactionnelles et relationnelles.

Responsabilités

• Élaborer le calendrier des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Accueil physique et téléphonique des enseignants et étudiants.
• Gestion administrative des enseignants, doctorants et ATER sur la plateforme OSE.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Priorités

Rédaction

Word/Excel

Formation

Bac+2/3

Outils

OSE

SIFAC

Description du poste

À propos de nous

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se place parmi les trois meilleures universités en économie en France (source : QS World University Ranking). L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne offre une grande diversité de formations avec des parcours orientés vers la recherche ou la professionnalisation. L’École d’économie de la Sorbonne est impliquée dans plusieurs projets d’ordre international et développe, chaque année, des partenariats avec des institutions et établissements internationaux.

• Elaboration du calendrier des réunions à l’EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d’équipe
• Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises).
• Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
• Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
• Saisie des états de services
• Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
• Gestion du parapheur électronique
• Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l’EES (conseil d’ufr, réunion d’équipe etc)
• Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
• Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l’EES (en renfort, ponctuel)
• Achat de fournitures
• Journée de l’EES
• Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
• Offre de formation : en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
• Contrôle de gestion : en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l’établissement (soutenabilité financière et etc.)
  

À propos de nous

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se place parmi les trois meilleures universités en économie en France (source : QS World University Ranking). L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne offre une grande diversité de formations avec des parcours orientés vers la recherche ou la professionnalisation. L’École d’économie de la Sorbonne est impliquée dans plusieurs projets d’ordre international et développe, chaque année, des partenariats avec des institutions et établissements internationaux.

Mission

Mission Principale

• Elaboration du calendrier des réunions à l’EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d’équipe
• Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises).
• Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
• Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
• Saisie des états de services
• Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
• Gestion du parapheur électronique
• Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l’EES (conseil d’ufr, réunion d’équipe etc)
• Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
• Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l’EES (en renfort, ponctuel)
• JPO
• Achat de fournitures
• Journée de l’EES
• Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
• Offre de formation : en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
• Contrôle de gestion : en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l’établissement (soutenabilité financière et etc.)
  

Contraintes liées au travail

(horaires, déplacements, technicité…)

Ponctualité : horaires d’ouverture au public à respecter

Adaptation aux urgences de la direction de l’EES

Profil

Compétences Requises Ou Souhaitées

• Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, courrier électronique, etc) en particulier des logiciels OSE et SIFAC.
• Savoir gérer les priorités
• Grande rigueur
• Excellente capacité d’organisation et d’autonomie
• Excellentes aptitudes relationnelles (Sens du service et du contact, qualité d’écoute,)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une UFR
• Connaissance de l’organisation générale d’un établissement universitaire.
• Connaissance des textes et réglementations (textes relatifs aux enseignants statutaires)
  

Référence de l'offre : hbkppbrhlq