Responsable administratif d’Institut - F/H

La Gazette des Communes; Bourg-la-Reine; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible sous certaines条件

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un responsable administratif et financier pour l’Institut des Sciences Sociales du Travail (ISST) afin d’assurer la gestion opérationnelle et budgétaire. Vous superviserez l’installation logistique du site de Bourg-la-Reine et coordinerez les équipes, les procédures RH et les relations avec les partenaires et le Ministère du Travail.

Le poste requiert une connaissance du droit public, des finances publiques et une capacité à piloter des projets

Qualifications

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Droit public
• Rigueur / Fiabilité
• Méthodologie de conduite de projet

Responsabilités

• Gérer l'administration générale et financière de l’ISST.
• Piloter le site de Bourg-la-Reine et ses aspects logistiques.
• Assurer le suivi des conventions et bilans financiers.
• Conduire les réunions et rédiger les rapports au Conseil d’administration et à la direction.

Connaissances

Organisation

Budget

Management

Droit public

Rigueur

Outils

Pack Office

SIFAC

OSE

SIFAC +

Description du poste

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.
, Poste ouvert aux titulaires et contractuels

MISSIONS

• Assurer la responsabilité administrative et financière de l'Institut des Sciences Sociales du Travail (ISST) de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.
• Assurer la responsabilité administrative du site.

ACTIVITES PRINCIPALES

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

Pour l'ISST

• Participer à la définition et à la mise en œuvre des orientations et objectifs stratégiques de l'établissement définis par la Direction et le Conseil d'administration ;
• Assister le directeur dans la réalisation des projets de modernisation de l'établissement et assurer leur mise en œuvre administrative (ex : mise en place de nouvelles formations, de nouveaux diplôme, organisation de journées d'études avec les organisations syndicales et la Région...etc.) ;
• Assurer le suivi des conventions pluriannuelles signées entre l'Institut et le Ministère du Travail dans le cadre des conventions de formation économique, sociale, environnementale et syndicale (FESES) et des conseillers prud'hommes (CPH) ;
• Assurer le suivi des conventions signées entre l'Institut et les organisations syndicales dans le cadre des formations prud'homales ;
• Assurer le suivi des conventions signées entre l'Institut et les autres organismes destinataires des formations non éligibles aux formations délivrées dans le cadre de la FESES ;
• Contrôler et signer les attestations de formation ;
• Superviser l'élaboration des statistiques administratives se rapportant aux activités de formation FESES et prud'homale ;
• Elaborer et assurer le suivi des indicateurs et les tableaux de bord conventions avec le Ministère du Travail, et ceux nécessaires pour le dialogue de gestion avec l'université) ;
• Réaliser le bilan financier et le budget prévisionnel de l'ISST pour son Conseil d'administration.
• Rédiger et notifier les procès-verbaux du Conseil d'Administration.
• Assister à la réunion des Responsables Administratifs (une fois par mois environ).
• Participer au conseil de la documentation
• Assister la direction dans la préparation des réunions.

Pour le site de Bourg-la-Reine

• Gérer toutes les questions d'ordre logistique liées au centre.

COMPTABILITÉ ET FINANCES

• Elaborer et gérer le budget de l'ISST en affectant les ressources aux différentes destinations de formations (FESES, formations prud'homales conventionnées, formations non éligibles au titre de la FESES... etc.). Suivre et contrôler (délégation de signature) l'exécution budgétaire, en rendre compte en interne (Direction et Conseil d'administration de l'ISST) et en externe (université et Ministère du travail) ;
• Optimiser l'allocation des ressources et la répartition des crédits dans le respect des décisions prises par la direction de l'ISST ;
• Superviser les relations avec les fournisseurs ;
• Superviser les remboursements effectués aux stagiaires à l'issue de leur stage et de leur participation aux Journées de Droit Social ;
• Etablir les comptes-rendus financiers dans le cadre des conventions avec le Ministère du Travail ;
• Préparer la refacturation aux organisations syndicales des dépenses liées aux formations syndicales, dans le cadre des conventions avec ces organisations.

RESSOURCES HUMAINES

• Encadrer l'équipe administrative ;
• Assurer la mise en œuvre des procédures administratives et financières de gestion des personnels (avancements, réductions d'ancienneté, primes, congés...etc.) et conduire les entretiens professionnels ;
• Informer, orienter et encadrer les collègues administratifs pour leurs démarches de formation, promotion, concours, en lien avec le service de la Direction des ressources humaines et le service de la formation continue ;
• Superviser la gestion du service des enseignants (OSE), élaborer les conventions inter universitaires, gérer les informations d'autorisation de cumul et les décharges ;
• Assurer la gestion du service des vacataires (saisie des vacations sur OSE et effectuer le suivi des prises en charge).
• Vérifier le journal de paie mensuel.
• Informer la direction sur les besoins en matière d'emplois et de compétences (élaboration en interne d'une GPEC) ;
• Contrôler l'application des règles relatives à l'hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail.

LOGISTIQUE

• Superviser l'allocation des locaux (planning des salles notamment) et autres infrastructures aux différentes activités se déroulant sur le site de Bourg-la-Reine ;
• Suivre les travaux et l'entretien du bâtiment en coordination avec la direction du patrimoine, de l'immobilier (DPI) et la direction de la logistique. ;Assurer le contrôle des travaux de maintenance en coordination avec le gardien.

COMMUNICATION

• Organiser la communication et l'information des agents et des services ;
• Assister la direction et les enseignants dans la rédaction de notes et/ou de courriers administratifs.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Droit public
• Réglementation en matière de formation syndicale (code du travail)
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales
• Finances publiques
• La connaissance de l'organisation et le fonctionnement des organisations syndicales serait un plus
• Encadrer / Animer une équipe
• Déléguer et évaluer
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Concevoir des tableaux de bord
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel
• Maîtrise du pack office
• Maîtrise de OSE
• Maîtriser le logiciel SIFAC et SIFAC +
• Télétravail possible sous certaines conditions.