Secrétaire administrative et universitaire

Institut Catholique Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Institut Catholique Toulouse recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour contribuer au bon déroulement des programmes et faciliter l’organisation au quotidien. Vous travaillez en étroite collaboration avec les directeurs des études, les enseignants et les étudiants.

Vous assurez la gestion documentaire, l’accueil, le suivi des dossiers et la logistique des examens, tout en garantissant la confidentialité et le respect des délais.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum en secrétariat, assistanat de direction ou domaine équivalent.
• Première expérience administrative souhaitée, idéalement en universitaire, scolaire ou formation.

Responsabilités

• Collaborer avec les directeurs des études, les enseignants et les étudiants pour assurer le bon déroulement des programmes.
• Gérer la correspondance, les appels et la gestion documentaire (collecte, classement, archivage, mise à jour).
• Accompagner les étudiants et intervenants tout au long de l’année universitaire et suivre les examens et notes.
• Planifier emplois du temps, réserver les salles et organiser les examens internes.
• Utiliser le logiciel ERP AURION et diffuser les informations pédagogiques.

Connaissances

Sens du service

Rigueur

Organisation et priorisation

Autonomie

Esprit d’équipe

Bonne communication

Capacité à gérer plusieurs tâches

Formation

Bac+2 minimum en secrétariat / assistanat

Outils

ERP AURION

Pack Office

Description du poste

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les directeurs des études, les enseignants et les étudiants afin de contribuer au bon déroulement des programmes et d’en faciliter l’organisation au quotidien.

Véritable pivot de la vie universitaire, vous jouez un rôle clé dans la coordination administrative, pédagogique et logistique de l’établissement.

Assistance administrative et suivi des étudiants

• Réceptionner, trier et traiter les correspondances (courriers et e-mails) avec professionnalisme et discernement, ainsi que gérer les appels téléphoniques
• Assurer la gestion documentaire : collecte, traitement, classement, archivage et mise à jour des informations
• Accompagner les étudiants, enseignants et intervenants tout au long de l’année universitaire
• Gérer les notes, bulletins universitaires et diverses attestations étudiantes
• Organiser la collecte des sujets, la reprographie et la transmission des copies aux enseignants pour correction
• Assurer le pointage de la CVEC
• Établir et distribuer les cartes étudiantes

Gestion de l’information et suivi des dossiers

• Collecter et analyser les données nécessaires à la prise de décision
• Assurer la préparation, le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs et pédagogiques
• Participer à l’élaboration de contenus et assister aux réunions et jurys
• Suivre les actions décidées et en assurer le reporting
• Rendre compte régulièrement de l’avancement des missions, des priorités et des points de vigilance
• Diffuser les informations pédagogiques auprès des étudiants, enseignants, intervenants, parents et de l’équipe administrative

Organisation et logistique

• Réserver les salles de cours et assurer leur bonne attribution
• Organiser la logistique des examens internes (contrôle continu, partiels et rattrapages)
• Planifier les emplois du temps et créer les groupes/classes
• Utiliser et alimenter le logiciel de gestion pédagogique (ERP AURION)

Communication interne et externe

• Accueillir et orienter les différents interlocuteurs internes et externes
• Assurer un premier niveau de réponse aux demandes et rediriger si nécessaire vers les bons interlocuteurs
• Garantir la fluidité de la circulation de l’information au sein de l’établissement

Expériences / Qualifications

• Diplôme de niveau Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative, gestion des organisations ou domaine équivalent
• Une première expérience sur un poste administratif est souhaitée, idéalement dans un environnement universitaire, scolaire ou de formation

Compétences / Connaissances recherchées

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook)
• Aisance avec les outils numériques et logiciels de gestion (ERP, idéalement AURION)
• Excellentes capacités rédactionnelles et très bonne maîtrise de l’orthographe
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Bonne compréhension des processus administratifs et pédagogiques
• Rigueur dans le suivi et la gestion des dossiers
• Sens de l’organisation et de la priorisation des missions

Qualités recherchées

• Sens du service, de l’accueil et du relationnel
• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité
• Réactivité, adaptabilité et gestion du stress, notamment en période de forte activité
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en collaboration avec différents interlocuteurs
• Autonomie, sens des responsabilités et esprit d’initiative
• Dynamisme, implication et professionnalisme au quotidien
• Aisance relationnelle avec des publics variés (étudiants, enseignants, direction, intervenants externes)