Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents (H/F)

UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Gif-sur-Yvette

Sur place

EUR 22 000 - 25 000

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Résumé du poste

UNIVERSITE PARIS-SACLAY recherche un Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents (H/F) pour soutenir le SREP au sein de l'UFR Droit-Économie-Management. Le poste couvre l’élaboration des supports, la gestion des documents, l’archivage et la diffusion auprès des étudiants sur 3 sites.

Le candidat assure la liaison entre enseignants, SREP et reprographie, et participe à l’organisation des sessions d’examens selon le calendrier.

Qualifications

Maîtrise des outils bureautiques (Excel).
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université.
Connaissance de l'offre de formation de l'UFR et les maquettes de formation.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Responsabilités

Volet élaboration des documents : collecter, vérifier et mettre en forme les supports de cours et fiches TD; numériser et reproduire selon le calendrier des enseignements.
Assurer le classement et l'archivage des originaux et leur accessibilité à la consultation.
Organiser la diffusion des documents aux étudiants et assurer la circulation entre les sites.
Volet examens : gérer les dossiers des candidats et les aménagements, transmettre les sujets et copies, et suivre les sessions sur les trois périodes annuelles.

Description du poste

Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents (H/F)

Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents (H/F) 91 - GIF SUR YVETTE

Offre n° 213JHSW
Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents (H/F)

Mission du service / positionnement hiérarchique :Au sein de I'UFR Droit-Économie-Management de l'Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l'organisation des plannings de cours et des examens pour plus de 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay-aux-Roses).Composé de 14 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à I'UFR ainsi que I 'appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans I' organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l'accueil du public sur les différents sites. Il est composé de 4 pôles : planning et examens, reprographie et appariteurs. Votre mission s'exercera principalement au sein du pôle reprographie et examensMissions de l'agent-e :Volet élaboration des documents : période juillet à mi-novembre puis mi-décembre à mi-marsCollecter auprès des enseignants la matière des supports de cours et fiches de TD ;Vérifier la qualité des documents confiés, les mettre en forme, éventuellement les numériser et les faire reproduire en suivant scrupuleusement le calendrier des enseignements ;Organiser le classement et l'archivage des originaux qui doivent être accessibles à la consultation ;Organiser la diffusion des documents aux étudiants ; - Assurer la bonne circulation des documents entre les sites de Sceaux, Orsay et Fontenay aux Roses ;Assurer le lien entre les enseignants et le SREP ainsi que le SREP et la reprographie ; - Assurer le lien avec le Centre Français d'Exploitation du Droit de Copie.Volet examens : période mi-octobre à fin décembre puis mi-février à début juilletAssurer la gestion des candidats en situation de handicap composant sur le site de Sceaux (bâtiment B) dans des salles isolées (évaluation et gestion, à partir des informations mises à disposition par le SAVE et la référente examens du SREP, des besoins en termes de salles, équipements et personnels d'accompagnement) ;Collecter auprès du SEF et du SAVE l'ensemble des informations nécessaires à la bonne organisation des sessions d'examens pour tous les candidats bénéficiant d'un aménagement d'épreuves (listes émargements.) ;Informer les enseignants concernés (en amont des épreuves) de la présence de candidats bénéficiant d'aménagements (composant sur le site de Sceaux, dans le bâtiment B, en salle B 401 et dans des salles isolées) - Assurer, chaque jour d'épreuve, la transmission des sujets en salle B 401 et dans chaque salle isolée ;Veiller, chaque jour d'épreuve, à la réception des copies de l'ensemble des candidats bénéficiant d'un aménagement, en vue de leur transmission aux enseignants concernés ;Gérer, chaque jour d'épreuve, les copies dématérialisées des candidats composant sur ordinateur, en vue de leur transmission aux enseignants concernés.Les sessions d'examens en elle-même se tiennent sur les trois premières semaines de décembre (session 1-SEM 1), entre mi-mars et mi-mai (session 1-SEM 2) puis entre mi-juin et début juillet (session 2 SEM1 et 2)..Profil recherchéConnaissance :Maîtrise des outils bureautiques (excel...)Règlement des Etudes et des examensConnaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de la composanteConnaître l'offre de formation de l'UFR et les maquettes de formation de la filièreConnaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 36H50/semaineTravail en journée
Salaire