Assistant administratif H/F

ITEP Pierre Mâle; Cergy; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

ITEP Pierre Mâle recherche un(e) agent administratif(ve) pour assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion des documents et le suivi administratif des usagers et du personnel. Vous serez rattaché(e) au service administratif et travaillerez en étroite collaboration avec la direction et les chefs de service.

Les missions couvrent l’accueil, la gestion des documents, la mise à jour des tableaux de bord et le suivi des admissions et des transports des usagers, dans le cadre des procédures

Qualifications

• Interaction et communication avec usagers et partenaires
• Gestion administrative et archivage des documents
• Maîtrise des tableaux de bord et des plannings
• Respect des procédures et confidentialité des informations

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et visiteurs
• Rédiger et classer les courriers et documents administratifs
• Mettre à jour les tableaux de bord, plannings et outils de suivi
• Transmettre les bons de commandes et factures au comptable
• Assurer le suivi des admissions, des dossiers d’accueil et des présences des jeunes
• Organiser les visites médicales du personnel et la formation du personnel

Description du poste

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement. Vos principales missions sont :

Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants.

• Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations.

• Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.

Gestion administrative

• Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.

• Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion.

• Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi.

  • Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable.

  • Assurer la gestion et le suivi des commandes de l’établissement destinés aux différents services de l’établissement.

Suivi des usagers

• Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties.

• Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH…).

• Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis.

• Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.

Gestion administrative RH

• Participer au suivi administratif des dossiers du personnel.

• Organiser les visites auprès de la médecine du travail.

• Assurer le suivi administratif des formations.

• Contribuer à la mise à jour du registre du personnel et au classement des dossiers RH dans le respect des procédures.

Travail en équipe

• Collaborer étroitement avec la direction, les chefs de service et le comptable.

• Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et institutionnelles.

• Garantir la confidentialité des informations traitées et le respect des procédures de l'établissement.