Assistant de direction actions éducatives (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Villejuif; Hybrid; EUR 23.000 - 30.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

CNAS (Comité National dAction Sociale)

Mutuelle communale

Zusammenfassung

La Fonction Publique Territoriale recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour Villejuif, sous l’autorité de la Directrice des Actions Éducatives. Vous organiserez l’agenda, gérerez l’accueil et les filtrages, et assurerez le suivi des dossiers transversaux en lien avec la Direction Alimentation et Entretien des écoles.

Mission clé pour faciliter la collaboration avec les services centraux. Vous travaillerez en télétravail partiel (2 jours par semaine) et tiendrez à jour les tableaux de suivi,

Qualifikationen

• Expérience significative en tant qu’Assistant.e de Direction ou équivalent.
• Connaissance du secteur public, idéalement éducatif.
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication écrite et orale.

Aufgaben

• Gérer l’agenda et l’accueil téléphonique et filtrer les demandes.
• Organiser les rendez-vous et la logistique des réunions et missions.
• Rédiger et suivre les courriers et dossiers; veiller à l’information réglementaire.
• Suivre les ressources humaines et financières et proposer des outils adaptés.

Kenntnisse

Organisation

Communication écrite

Discrétion

Gestion du courrier

Maîtrise bureautique

Tools

Suite Microsoft Office

Jobbeschreibung

Sous l'autorité directe du Directeur des Actions Éducatives, votre rôle sera d'apporter un appui à la direction. Vos responsabilités incluront l'organisation d'agenda, la gestion, la communication, l'information, l'accueil, le classement et le suivi des dossiers transversaux et stratégiques. Il vous faudra également construire des outils transversaux pour assurer une collaboration efficace avec la Direction Alimentation et Entretien des écoles. En effet la Direction de l’Éducation s'est scindée en deux directions distinctes depuis juillet 2022: la Direction des Actions Éducatives et la Direction Alimentation et Entretien des écoles. De plus, vous jouerez un rôle central dans la liaison avec le Service Administratif et Financier.
Soutien à l'organisation et gestion des priorités
En tant qu'Assistant.e de Direction, vous jouerez un rôle clé en aidant à organiser les activités de la Directrice. Vous serez chargé.e de gérer l'accueil téléphonique, de filtrer les demandes, de gérer l'agenda et d'organiser les rendez-vous en fonction des priorités. Vous serez également responsable de l'organisation logistique des réunions et des missions, ainsi que de la réception et de la gestion du courrier électronique et papier.
Suivi des projets et activités
Vous serez impliqué.e dans le suivi des projets et des activités de la Direction. Cela comprend la prise de notes lors de réunions, la rédaction de courriers, la recherche d'informations réglementaires et la tenue d'une veille règlementaire. Vous serez également chargé.e de constituer des dossiers et d'anticiper les réunions en collectant les informations nécessaires à leur bonne tenue.
Suivi des ressources humaines et financières
Vous aurez la responsabilité de suivre les ressources humaines et financières de la Direction. Cela implique la veille budgétaire, le traitement des factures et des bons de commande, la tenue de tableaux de suivi des activités et la proposition de nouveaux outils en lien avec les enjeux de la réorganisation de la Direction. Vous mettrez à jour les tableaux de suivi du personnel en collaboration avec la cellule RH et les services concernés.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Vous possédez une expérience significative en tant qu'Assistant.e de Direction ou similaire, idéalement dans le domaine de l'éducation ou des services publics. Vous êtes doté.e d'excellentes compétences organisationnelles et d'un grand sens de la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral. Vous êtes capable de filtrer les informations et de transmettre des messages de manière claire. Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, votre discrétion et votre capacité à traiter des informations confidentielles. Vous êtes à l'aise dans l'utilisation des outils informatiques et maîtrisez les logiciels courants de bureautique.

Conditions d'exercice
Télétravail possible (2 jours par semaine) . Choix du cycle de travail 37h30 (25 CA+ 15 RTT) / 38h00 (25CA et 18 RTT) / 38h30 (25 CA et 20 RTT)
La commune de Villejuif est adhérente au Comité National d'Action Sociale (CNAS)
Mutuelle Communale avec participation de l'employeur (non obligatoire

Présentation de Fonction Publique Territoriale

En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers) , la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui oeuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration…