Assistant D’exploitation (H/F) - Saint Ouen

GEPSA Institut; Saint-Ouen-sur-Seine; Sur place; EUR 31 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CDI

35h hebdomadaire

Prime part variable jusqu\u20195% du s

Ticket Restaurant: 11€ (60% employeur)

Mutuelle pour famille

Avantages CE

Résumé du poste

GEPSA Institut recherche un Assistant exploitation H/F pour assurer la gestion administrative et financière des prestations de formation et d’insertion.

Vous garantissez la qualité d’exécution et la fiabilité des informations financières, tout en veillant au respect des procédures et à l’amélioration continue, au sein d’une équipe dynamique à Saint-Ouen-sur-Seine.

Qualifications

• Certification et/ou expérience dans la gestion administrative et plus spécifiquement du domaine de la formation et/ou de l’insertion.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (dont Excel)

Responsabilités

• Garantir la qualité et la continuité administrative d’exécution des prestations.
• Traiter le courrier de GEPSA Institut.
• Rendre compte auprès du responsable de secteur et du N+1 de l’exécution de la rémunération et de la facturation.
• Respecter les consignes d’archivage numérique sur les espaces partagés.
• Facturer dans les délais et s’assurer du paiement en participant au rapprochement (lettrage) Tiers et par le pôle assistanat exploitation.
• Organiser des réunions permettant de solutionner les cas complexes de lettrage.
• Contribuer activement à l’analyse de l’exploitation.
• Alerter le N+1 de toute difficulté liée à la rémunération.
• Renseigner les tableaux de synthèse et de suivi de l’exploitation.
• Être le représentant de GEPSA Institut auprès des financeurs.
• Appliquer les procédures de la démarche qualité et veiller à la certification ISO 9001 et Qualiopi.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Esprit d’analyse

Sens du service

Excel

Formation

Certification et/ou expérience en gestion administrative

Description du poste

Organisme reconnu et expert de son domaine depuis plus de 30 ans, GEPSA Institut déploie des prestations de formation professionnelle et d’accompagnement à l’insertion à destination des Personnes Placées Sous-Main de Justice (PPSMJ) sur le territoire métropolitain. En réponse aux attentes des donneurs d’ordre, Administration Pénitentiaire et Conseils Régionaux, GEPSA Institut contribue activement à la mission d'insertion durable des Personnes Placées Sous-Main de Justice et à la prévention de la récidive. Les valeurs d’humanisme, du sens de l’engagement, de la responsabilité sociale et de force de propositions sont au fondement de nos actions et portées par l’ensemble de nos collaborateurs. Créé en 2015, GEPSA Institut a pour maison mère GEPSA et partage avec GEPSA les mêmes locaux au siège ainsi que les services supports.

Chiffres clés: CA 6M€ / 100 salariés / Plus de 60 établissements répartis sur toute la France

GEPSA Institut recherche un Assistant exploitation H/F

Vos Missions Seront Les Suivantes

Garantir la qualité et la continuité administrative d’exécution des prestations.

L’assistant est le garant de la bonne exécution administrative auprès des clients conformément à leurs attentes, auprès de l’exploitation et auprès de la direction de GEPSA Institut.

• Traiter le courrier de GEPSA Institut
• Rendre compte auprès du responsable de secteur et du N+1 de l’exécution de la rémunération et de la facturation de son périmètre
• Respecter les consignes d’archivage numérique sur les espaces partagés

Garantir la qualité financière d’exécution des prestations.

L’assistant est le garant de la fiabilité des informations financières. Pour cela, il doit entre autre :

• Facturer dans les délais S’assurer du paiement en participant au rapprochement (lettrage) Tiers et par le pôle assistanat exploitation
• Organiser des réunions permettant de solutionner les cas complexes de lettrage

Participer à la transparence et au pilotage de l’activité

• Contribuer activement à l’analyse de l’exploitation
• Alerter le N+1 de toute difficulté liée à la rémunération
• Renseigner l’ensemble des tableaux de synthèse et de suivi de l’exploitation de son périmètre

Développer et entretenir la notoriété de GEPSA Institut

• Être le représentant de GEPSA Institut auprès des gestionnaires des financeurs

Garant de la démarche qualité, sécurité, environnement

• Appliquer les procédures de notre démarche qualité, garant de la certification ISO 9001 et de la certification Qualiopi
• Appliquer la politique santé, sécurité et veiller à sa mise en œuvre effective auprès des collaborateurs
• Intégrer les enjeux du développement durable et les enjeux de responsabilité sociale.

Profil De Candidat Recherché

Prérequis :

• Certification et/ou Expérience dans la gestion administrative et plus spécifiquement du domaine de la formation et/ou de l’insertion
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (dont Excel)

Compétences & Connaissances

• L’assistant d’exploitation doit être en mesure de réaliser des comptes-rendus formels
• des constats de conformité et d’écarts à l’attendu
• faire des propositions d’amélioration et déclinés en actions à mettre en place dans des délais déterminés le suivi des préconisations et des actions mises en œuvre.

Compétences métiers

• Capacité à rendre compte de son activité
• Autonomie, rigueur, esprit d’analyse, prise de décisions et sens de l’organisation
• Sens du service

Compétences Comportementales

• Adopter la posture professionnelle adaptée à l’environnement notamment auprès du client et des partenaires
• Faire preuve de discrétion professionnel
• Excellent relationnel
• Esprit d’équipe
• Esprit de synthèse
• Rigueur

Rémunérations Et Avantages

• CDI
• 35h hebdomadaire
• Prime part variable jusqu'à 5% du salaire annuel (N-1)
• Ticket Restaurant: 11€ dont 60% Part employeur / 40% Part Salarié
• Une mutuelle sans supplément pour les membres de votre famille
• Avantages CE

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Voici Le Process De Recrutement

• Premier point à distance (téléphonique / teams)
• Entretien avec le N+1 et les RH

Venir chez nous, c'est bénéficier d'un plan d'intégration et d'un accompagnement pour la prise de poste ainsi que la possibilité d'échanger avec la communauté pédagogique des formateurs du même domaine.

GEPSA Institut œuvre à l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Au-delà de vos expériences, c'est votre sens de l'engagement et du service qui feront la différence.

Compétences

SECRETARIAT