Alternance - Assistant de site H/F

GEPSA; Bobigny; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Ticket Restaurant: 10€ dont 60% Partem

Mutuelle de groupe familiale

Avantages CSE

Prime de participation et d’intéressé

Job summary

GEPSA recherche un(e) assistant(e) de site pour assurer le secrétariat du Responsable de site et servir d’interface entre le siège et le site, gestion du courrier, des rendez-vous et des comptes rendus.

Vous assurerez le suivi des commandes, le reporting mensuel et annuel, le suivi de la facturation et vous participerez au recrutement et à l’intégration des collaborateurs, avec une maîtrise du Pack Office et une rigueur reconnue.

Qualifications

• Casier judiciaire vierge.
• Formation niveau 5 en assistanat ou gestion et/ou expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office).
• Connaissances en gestion du personnel.
• Qualités rédactionnelles.

Responsibilities

• Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez‑vous, frappe et présentation de document).
• Organiser les réunions et rédige les comptes rendus.
• Jouer le rôle d’interface entre le siège et le site.
• Établir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation nécessaires auprès de l’Administration.
• Suivre les commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget.
• Négocier les tarifs avec les fournisseurs.
• Suivre la facturation et les relances fournisseurs.
• Établir des devis et des factures pour l’AP et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.

Skills

Rigueur

Polyvalence

Bienveillance

Discrétion

Gestion du personnel

Education

Formation niveau 5 en assistanat ou gestion

Tools

Pack Office

Job description

GEPSA répond aux appels d’offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l’Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d’établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l’immeuble (maintenance, nettoyage…), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l’insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle).

Chiffres clés: CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France

Vos Missions Seront Les Suivantes

• Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document)
• Organiser les réunions et rédige les comptes rendus
• Jouer le rôle d’interface entre le siège et le site
• Etablir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l’Administration ainsi que le suivi de l’historique des interventions
• Suivre les commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget
• Négocier les tarifs avec les fournisseurs
• Suivre la facturation et les relances fournisseurs
• Etablir des devis et des factures pour l’AP et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.

Suivi Des Ressources Humaines

• Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement)
• Ambassadrice Santé Sécurité du site
• Assurer la mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site
• Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
• Reporting des données intérim sur Sharepoint et suivi de la facturation
• Jouer le rôle d’interface entre les services

Profil De Candidat Recherché

Prérequis :

• Casier judiciaire vierge
• Formation niveau 5 en assistanat ou gestion et/ou expérience dans un poste similaire
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
• Connaissances en gestion du personnel
• Qualités rédactionnelles

Savoir-être

• Polyvalence
• Rigueur
• Bienveillance
• Discrétion

Organisation du Travail

• Du Lundi au Vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00
• Repos le week-end

Rémunérations Et Avantages

• Statut: Agent de maîtrise
• 35 heures hebdomadaire
• Ticket Restaurant: 10€ dont 60% Part employeur / 40% Part Salarié
• Prime de participation et d’intéressement (en fonction du résultat de l’entreprise)
• Mutuelle de groupe familiale
• Avantages CSE
• Perspectives d’évolution

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Voici Le Process De Recrutement

• Premier point à distance (téléphonique / teams)
• Entretien avec le manager de site
• Visite du site

GEPSA œuvre pour l’inclusion des personnes en situation d’handicap.

Au-delà de vos expériences, c’est votre sens de l’engagement et du service qui feront la différence.

Compétences

Maintenance