Assistant D'Agence H/F

ASI FR; Rennes; On-site; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Job summary

ASI est un cabinet d’expertises numériques, présent en Bretagne. Nous recherchons un(e) Assistant(e) d’accueil et administratif pour soutenir les Directeurs d’Agence de Rennes et Brest, en lien avec les équipes commerciales, les consultants et le support.

Vous assurez l’administration des ventes et du personnel, l’office management, le respect des procédures et la conformité, en articulation avec le siège et le contrôle de gestion.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum en assistanat ou gestion.
• Expérience 5 à 8 ans sur une fonction similaire.
• Connaissance d’une ESN ou société de services souhaitable.
• La connaissance de l’ERP Everwin SX est un atout.
• Maîtrise des outils Microsoft 365 et des processus administratifs.

Responsibilities

• Administration des ventes et gestion des documents contractuels dans l’ERP.
• Réalisation de la facturation clients et suivi.
• Relances des impayés et renouvellements des contrats.
• Administration du personnel et onboarding des collaborateurs.
• Office management et gestion des moyens généraux.
• Conformité et amélioration continue des pratiques administratives.

Skills

Gestion administrative

Gestion commerciale

Facturation

Suivi des dossiers

Organisation et priorisation

Relationnel / service client

Education

Bac +2 minimum en Assistanat de Direction / Gestion PME/PMI

Tools

Everwin SX

Microsoft 365

Job description

Description de l'entreprise

ASI est un cabinet d’expertises numériques présent dans 7 agences en France. Nous concevons et développons des services numériques responsables, pensés pour avoir un impact positif sur les organisations, les utilisateurs et la société. Chez ASI, nous plaçons l’humain, l’expertise et le collectif au cœur de nos projets.

Dans cette annonce, le masculin est utilisé comme forme neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes.

Description du poste

Véritable relais administratif des agences de Rennes et Brest, l’Assistant(e) d’accueil accompagne au quotidien les Directeurs d’Agence dans la gestion, l’organisation et le bon fonctionnement des activités. En lien étroit avec les équipes commerciales, les consultants et les fonctions support, il/elle contribue à la fluidité des opérations et à la qualité du suivi administratif.

Rattaché(e) au siège et au Directeur du Contrôle de Gestion, vous intégrerez également une équipe nationale d’assistant(e)s, favorisant la collaboration, le partage de bonnes pratiques et l’amélioration continue.

Vos missions

Administration des ventes

• Assurer l’administration des affaires et la gestion des documents contractuels dans l’ERP.
• Réaliser la facturation clients et en garantir le suivi.
• Effectuer les relances des impayés.
• Gérer les renouvellements de contrats clients et des contrats de sous-traitance.

Administration du personnell

• Créer et mettre à jour les fiches collaborateurs dans l’ERP (SX / Everwin).
• Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, livret d’accueil, etc.).
• Contrôler la conformité des feuilles de temps et des demandes d’absence.
• Vérifier et valider les notes de frais.
• Assurer le suivi administratif des absences et des visites médicales.
• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs des agences sur les sujets administratifs.

Office Management

• Assurer la gestion des moyens généraux des sites (locaux, équipements, prestataires, fournitures, etc.).
• Participer à l’animation de la vie d’agence et à l’organisation d’événements internes.

Vie d’agence et conformité

• Participer au comité de site hebdomadaire.
• Veiller au respect des procédures internes et réglementaires.
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives.

Qualifications

Compétences & savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs de l’environnement Microsoft 365.
• Bonne connaissance des processus de gestion administrative et opérationnelle.
• Bases solides en gestion commerciale : contrats, conditions de facturation et suivi administratif des affaires.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, à prioriser les urgences et à respecter les échéances.
• Aisance avec les outils informatiques et les ERP ; la connaissance d’Everwin SX constitue un atout.

Qualités personnelles

Parce que ce poste est au cœur de la vie des agences, nous recherchons avant tout une personne :

• Rigoureuse et organisée, capable de gérer de nombreux sujets simultanément.
• Dotée d’un excellent sens du service d​u relationnel.
• Proactive, autonome et force …..??
• À l’a...???
• Capable de travailler en équipe tout en faisant preuve d’autonomie dans son quotidien.

Formation & expérience

• Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum (Assistanat de Direction, Gestion PME/PMI, Administration des Entreprises ou équivalent).
• Expérience confirmée de 5 à 8 ans sur une fonction similaire.
• Une expérience au sein d’une ESN ou d’une société de services serait particulièrement appréciée.
• La connaissance de l’ERP Everwin SX serait un véritable plus.

Ce qui fera la différence

Au-delà des compétences techniques…

Informations supplémentaires

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.