Assistant d'agence F/H

La-Nantaise-D; Nantes; On-site; EUR 23,000 - 30,000; Full time

Job summary

La-Nantaise-D en France recherche un(e) agent administratif polyvalent pour assurer l'accueil du public, la gestion administrative et la coordination de nombreuses activités de l'agence. Vous accueillerez les locataires et prestataires, gérerez le courrier, les clés et les archives, et préparerez les documents du responsable et de son adjoint.

Vous planifierez les réunions et veillerez au bon fonctionnement quotidien.

Qualifications

• Expérience ou capacité à accueillir le public et à gérer l’accueil sur site.
• Bonnes compétences organisationnelles et de gestion administrative.
• Capacité à coordonner des activités et à travailler en équipe.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les locataires et prestataires.
• Gérer le courrier, la numérisation et la distribution.
• Suivre les clés, les stocks et les inventaires des logements et locaux.
• Préparer les courriers et documents du responsable et de son adjoint.
• Contribuer à la planification des réunions et à la rédaction des comptes rendus.

Skills

Accueil client

Gestion administrative

Organisation

Tools

TEGIA

Job description

Véritable appui du responsable d’agence et de son adjoint, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’agence en assurant l’accueil du public, la gestion administrative et la coordination de nombreuses activités. Grâce à votre polyvalence, votre sens de l’organisation et votre réactivité, vous facilitez le travail de l’équipe et participez à la qualité du service rendu aux locataires et aux différents interlocuteurs de l'agence.

Vos missions:

Accueil et relation avec le public

• Accueillir et renseigner les locataires et les prestataires, apporter les premières réponses à leurs demandes et les orienter vers les collaborateurs concernés si nécessaire,
• Informer et orienter les demandeurs de logement,
• Assurer le suivi des clés et leur remise aux entreprises,
• Organiser et suivre la gestion des clés des logements vacants ainsi que le tableau des clés des parties communes.

Gestion administrative et organisation de l’agence

• Préparer les courriers du responsable d’agence et de son adjoint,
• Assurer la gestion quotidienne du courrier : réception, numérisation et distribution, ainsi que la mise à jour des pochettes des gérants locatif,
• Veiller à l’intendance de l’agence : gestion des fournitures, suivi du ménage, maintenance des équipements (imprimantes, sas d’accueil, portail automatique, chaufferie…) et suivi des congés,
• Prendre en charge le traitement administratif des entrées et des départs des locataires ainsi que les réclamations administratives, en remplacement de l’assistante de gestion locative ou en période de surcroît d’activité,
• Assurer la gestion des ETILS (Equipements Techniques Intérieur Logelments) et participer aux révisions de loyers,
• Gérer les demandes de stationnement : suivi de la boîte mail dédiée, traitement des demandes, préparation des contrats de location et des états des lieux, organisation des rendez-vous de signature à l’agence et remise des clés aux locataires,
• Mettre à jour les données patrimoniales dans TEGIA : décomptes de surface et modifications d’actifs liées notamment à l’adaptation de logements aux personnes à mobilité réduite (PMR) et aux personnes vieillissantes,
• Gérer et suivre les stocks de clés, d’émetteurs et de télécommandes, pour l’agence et le syndic,
• Assurer le suivi et le traitement des demandes de changement de RIB des locataires transmises par le service comptabilité,
• Mettre à jour les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité,
• Organiser l’archivage des documents auprès de notre prestataire,
• Actualiser la liste du patrimoine au fil des livraisons et des ventes.

Coordination et vie de l’équipe

• Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus,
• Organiser la journée annuelle de Team Building de l'agence,
• Proposer et coordonner les plannings de formation de l’équipe.