Assistant d'agence F/H

ALKERA; Toulouse; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

ALKERA, via Ekkoïa, recherche un Assistant(e) d’Agence pour accompagner l’équipe dans la gestion quotidienne de l’activité sur les volets administratif, organisationnel, technique et financier.

Intégré(e) à la Direction d’Agence, vous assurez la rédaction de supports, garantissez le relationnel avec clients et partenaires, et veillez au respect des procédures.

Formation Bac +2 et 2 à 3 ans d’expérience exigés; sens du relationnel et esprit d’équipe seront des atouts majeurs.

Qualifications

• Rédaction très soignée (orthographe et synthèse) exigée.
• Organisation et rigueur au quotidien dans la gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction de documents professionnels.
• Expérience dans les appels d'offres et les documents administratifs.

Responsibilities

• Rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes, livret d’accueil).
• Gestion des relations entre clients et partenaires externes.
• Gestion des tâches administratives et bureautiques (AO, documents types).
• Création des missions, clients et contacts.
• Veille et réponses aux appels d’offre et candidatures sur la partie administrative.
• Gestion des références projets et des compétences de l’agence.
• Archivage et classement des dossiers.
• Organisation des rendez-vous et des déplacements (transport, hébergement).
• Organisation d’événements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, groupes de travail, séminaires).
• Gestion des appels téléphoniques (standard).
• Gestion des fournitures et du matériel de bureau et des consommables.

Skills

Rédaction

Organisation

Bureautique

Appels d'offres

Relations internes/externes

Education

Bac +2 métier d’Assistant(e)

Tools

Microsoft Office

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Sous la responsabilité de la Direction d’Agence, l’Assistant(e) d’Agence assiste l’équipe dans la gestion quotidienne de l’activité de l’agence au niveau territorial sur un plan administratif, organisationnel, technique et financier.

L’Assistant(e) d’Agence interagit avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes. Il / elle agit dans le respect des valeurs et de la raison d’être d’EKKOÏA.

Il / elle est un acteur essentiel de la réussite collective de l’agence à laquelle il/elle est rattaché(e).

Dimension opérationnelle :

• rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes, livret d’accueil …)
• gestion des relations entre les différents interlocuteurs externes (clients, partenaires)
• gestion des tâches administratives et bureautiques (AO, documents types...)
• création des missions, clients et contacts
• veille et réponses aux appels d’offre et candidatures sur la partie administrative
• gestion des références projets et des compétences de l’agence
• archivage et le classement des dossiers
• organisation des rendez-vous et des déplacements (transport, hébergement, …)
• organisation d’évènements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, groupes de travail, séminaires …)
• gestion des appels téléphoniques (standard)
• gestion des fournitures, du matériel de bureau et des différents consommables (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...)

Dimension financière :

• suivi des devis et des différentes offres commerciales
• édition et envoi des factures
• suivi des impayés et des actions de recouvrement

Process :

en appui avec le service RH, gestion de l’accueil et du départ des collaborateurs

Votre profil :

Formation : Bac +2 métier d’Assistant(e), idéalement avec 2 à 3 ans d'expérience

Savoir-faire :

• très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
• très bon sens de l’organisation
• maîtrise des logiciels courants de bureautique
• expérience appels d'offres

Savoir-être :

• sens du relationnel
• esprit d'équipe

Au travers de ses recrutements,Ekkoïa cultive une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

Entité de rattachement

Au sein du groupe ALKERA, nous sommes le bureau d'études partenaire de vos enjeux Environnementaux, Acoustiques, Energétiques et Ecologiques.

Ce positionnement basé sur une vision globale, nous confère une polyvalence rare et un rôle de facilitateur auprès des équipes projets et réalisations.

Nos collaborateurs sont guidés par une vision globale, pragmatique et emprunte d'une responsabilité environnementale.

Notre expérience nous permet d'intervenir sur tout type d'ouvrage en neuf comme en rénovation au travers d'un maillage territorial national composé de 8 agences.

Notre engagement à construire et à concevoir des ouvrages performants font de nous un partenaire unique qui offre des solutions décisives, démarquantes et en phase avec les enjeux de demain.

Nous sommes l'Atelier d'Ingénierie Positive.