Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

emlyon business school; Lyon; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Expérience valorisante dans une grande

Mobilité interne

Population internationale

Engagement diversité et égalité

Programme vélo domicile-travail

Congés payés et RTT

Campus Lyon

Job summary

emlyon business school recherche un/une Assistant/Assistante Projets et Exploitation en CDD à temps plein à Lyon. Vous accompagnerez l’équipe immobilière dans la planification, le suivi et l’archivage des projets et des prestations liées aux bâtiments.

Vous assurerez l’appui administratif, la coordination des actions et le reporting, tout en garantissant une communication efficace avec les occupants et les prestataires. Poste basé sur le campus lyonnais.

Qualifications

• Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, gestion de projet, immobilier, services généraux ou domaine équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction de coordination ou d’assistanat de projet
• Rigueur, autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Excellentes capacités d’organisation, de synthèse et de communication écrite et orale
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques; LOOP ou outil de gestion de projet est un atout

Responsibilities

• Appui aux projets immobiliers: préparer, planifier et suivre les actions; mettre à jour plannings et tableaux de bord; suivre tâches dans LOOP et Excel; archiver documents et contrats
• Appui à l’exploitation des bâtiments: enregistrer et suivre les demandes de services jusqu’à résolution; contribuer au déploiement des procédures d’exploitation; préparer le pilotage des prestataires; communiquer avec occupants
• Coordination et organisation de l’activité: organiser les réunions, préparer supports, formaliser décisions; servir de point d’appui administratif et opérationnel; anticiper les besoins et signaler les risques

Skills

Gestion de projets

Organisation et rigueur

Communication écrite et orale

Autonomie

Education

Bac+2/3 en assistanat de gestion ou gestion de projet

Tools

Excel

LOOP

Job description

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction de l'immobilier recherche un/une:

Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

(CDD à temps plein)

Ce que nous attendons de vous:

Appui aux projets immobiliers

• Assister les responsables de projets dans la préparation, la planification et le suivi des actions opérationnelles
• Mettre à jour les plannings, tableaux de bord, comptes rendus et plans d'action, puis relancer les contributeurs sur les échéances
• Assurer le suivi fiable des tâches, livrables, décisions et points de vigilance dans LOOP et Excel
• Centraliser, classer et archiver les documents et correspondances liés aux projets, prestataires et contrats

Appui à l'exploitation des bâtiments

• Enregistrer, qualifier et suivre les demandes de services des occupants jusqu'à leur résolution, en lien avec les interlocuteurs internes et les prestataires
• Contribuer au déploiement et au suivi des procédures d'exploitation, notamment lors des changements de prestataires, dont la restauration
• Préparer les éléments nécessaires au pilotage des prestataires : suivi des engagements, incidents, actions correctives et indicateurs de service
• Participer à la communication auprès des occupants et à la diffusion des informations utiles au fonctionnement des sites

Coordination et organisation de l'activité

• Organiser les réunions, préparer les supports, formaliser les décisions et assurer le suivi des actions
• Servir de point d'appui administratif et opérationnel à l'équipe, anticiper les besoins et signaler rapidement les risques, retards ou blocages

Ce que nous recherchons:

• Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, gestion de projet, immobilier, services généraux ou domaine équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction de coordination, d'assistanat de projet ou de support à l'exploitation
• Rigueur, autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités
• Excellentes capacités d'organisation, de synthèse et de communication, à l'écrit comme à l'oral
• Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ; la connaissance de LOOP ou d'un outil de gestion de projet constitue un atout

Ce que vous y gagnerez :

• Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
• Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
• Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle
• Faire partie d'une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile - travail à vélo
• 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an
• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon